Luật Giao dịch điện tử - Những vấn đề đặt ra đối với công tác Văn thư Lưu trữ

Ngày 29/11/2005, Quốc hội đã thông qua Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11. Đây là một văn bản Luật quy định những vấn đề rất mới, liên quan tới việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan, tổ chức. Để cụ thể hoá những quy định này, ngày 15/2/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Qui định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Việc ban hành hai văn bản này đặt ra một số vấn đề liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ mà ở bài viết này, tôi xin được phân tích nó dưới góc độ của một người nghiên cứu.

I. Những tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ có liên quan đến Luật giao dịch điện tử

Mặc dù, khi chưa ban hành văn bản qui phạm pháp luật nêu trên, trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và quản lý công tác văn thư đã nhận thức được, tài liệu điện tử được coi là một đối tượng cần nghiên cứu, song cho đến nay chưa có những lý giải chính thức thế nào là tài liệu điện tử, cũng như chưa có những qui định của Nhà nước để bảo đảm giá trị pháp lý, độ tin cậy cho những loại tài liệu này. Với việc ra đời hai văn bản nêu trên đã đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ những vấn đề sau:

1. Phương tiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức sẽ có nhiều thay đổi:

Trước đây, phương tiện giao dịch phổ biến của các cơ quan chủ yếu vẫn là văn bản (trên vật mang tin bằng giấy). Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin thì hoạt động giao dịch giữa các cơ quan đã có nhiều thay đổi, gắn liền với việc đưa những ứng dụng tin học vào thực tiễn. Luật đã quy định “giao dịch điện tử là giao dịch bằng phương tiện điện tử” và giao dịch này được thể hiện dưới dạng các thông điệp dữ liệu “là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Như vậy, có thể thấy pháp luật cũng đã coi việc giao dịch này tương tự như phương thức phổ biến hiện nay đó là bằng văn bản, song với những đặc thù của nó, qui trình nghiệp vụ để xử lý những thông tin này sẽ khác rất nhiều so với các loại tài liệu phổ biến hiện nay. Chính vì vậy, nếu so sánh với phương thức giao dịch bằng văn bản thì có thể nói pháp luật đã thừa nhận giao dịch điện tử có giá trị tương tự nếu thoả mãn các yêu cầu được pháp luật qui định. Cụ thể là, Điều 12 của Nghị định nêu trên ghi rõ “thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản. Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết”. Từ sự phân tích trên, về mặt hình thức, một thông điệp sự liệu sẽ tương ứng với một văn bản thông thường và có đầy đủ giá trị pháp lý bảo đảm, bởi vì, Điều 11 của Nghị định đã qui định “thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. Như vậy, trong công tác văn thư, định nghĩa về văn bản cũng cần phải có sự bổ sung, mở rộng hơn.

2. Thông điệp dữ liệu - đối tượng nghiên cứu của Lưu trữ học

Do những đặc thù riêng của nó, trong lưu trữ học, cho đến nay chưa đề cập một cách chi tiết đối với loại tài liệu điện tử. Mặc dù vậy, pháp luật giao dịch điện tử đã khẳng định cụ thể là “trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưu trữ thì chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu…”(Điều 15). Mặt khác, các thông điệp dữ liệu này được pháp luật bảo đảm về độ tin cậy của nó. Điều 13 có ghi “Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc” hay trong Điều 14 cũng đã coi “Thông điệp có giá trị làm chứng cứ… giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gử thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khoải tạo và các yếu tố phù hợp khác”. Như vậy, thông điệp điện tử là đối tượng nghiên cứu của Lưu trữ học. Vấn đề đặt ra ở đây là cần phải nghiên cứu đề ra những phương pháp nghiệp vụ lưu trữ khác biệt so với các phương pháp nghiệp vụ lưu trữ đối với những loại tài liệu truyền thống như tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật…

3. Chữ ký điện tử -yếu tố quan trọng trong việc xác minh độ tin cậy và bảo mật thông tin

Một vấn đề cơ bản mà lâu nay chúng ta vẫn bàn tới, đó là những khó khăn trong việc xác minh yếu tố nào để thể hiện giá trị pháp lý, độ tin cậy và việc bảo mật của tài liệu điện tử. Rõ ràng, đối với tài liệu điện tử, quy trình soạn thảo, ban hành và chuyển giao chúng là khác biệt. Việc kiểm soát quá trình đó cần thiết phải có biện pháp, thủ tục mà trong Luật nêu trên có nhấn mạnh, đó chính là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử còn là một khái niệm tương đối mới, bởi thực tế giao dịch giữa các cơ quan bằng máy tính diện tử nhìn chung còn hạn chế. Tuy nhiên, trong một tương lai không xa, nếu chúng ta tiến tới một nền hành chính phát triển, hay mô hình chính phủ điện tử, thì đây sẽ là một yếu tố mang tính mấu chốt không chỉ cho thực tiễn, mà còn cho cả lý luận. Điều 21 trong Luật có ghi “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lôgic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”. Như vậy có thể thấy, chữ ký điện tử chính là dấu hiệu để nhận biết tính pháp lý của một thông điệp dữ liệu, xác nhận trách nhiệm của người ký cũng như của cơ quan ban hành. Căn cứ vào đó sẽ đảm bảo tính chính xác của thông tin và là cơ sở để tiến hành các biện pháp giải quyết khi có những vấn đề xảy ra. Ở đây, cần bàn thêm về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Điều 24 có ghi ”Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu…” hay “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử có chứng thực”. Do vai trò quan trọng như vậy nên Luật quy định rất chặt chẽ về những điều kiện để đảm bao an toàn đối với chữ ký điện tử cũng như nghĩa vụ của các bên ký và tiếp nhận nó. Hơn nữa, để quy định định rõ hơn về thẩm quyền quản lý các chữ kỹ điện tử này, Luật và Nghị định đã thể hiện chi tiết trách nhiệm của các dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. Điều 3, Nghị định có ghi “Dịch vụ chứng thực chữ ký số là một loại hình dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, do tổ chức cung cấp dịch vụ chững thực chữ ký số cấp. Dịch vụ chững thực chữ ký số bao gồm: Tạo cặp khoá bao gồm khoá công khai và khoá bí mật cho thuê bao; Cấp, gia hạn, tạm dừng, phục hổi và thu hồi chứng thực số của thuê bao; Duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số; Những dụch vụ khác có liên quan theo quy định”. Như vậy, các dịch vụ này sẽ có trách nhiệm trong việc cấp và xác minh tính chính xác, hiệu lực của chữ ký điện tử thông qua việc cấp các chứng thư số: “Chứng thư số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số có hiệu lực đó”. Những quy định trên đây được ban hành để bảo đảm độ an toàn trong việc sử dụng chữ ký điện tử khi thực hiện các giao dịch điện tử.

II. Đề xuất một số giải pháp

Từ góc độ của một người nghiên cứu, chúng tôi thấy rằng, luật giao dịch điện tử đã đặt ra cho ngành lưu trữ chúng ta những vấn đề mới liên quan nhiều tới lý luận và thực tiễn cần phải tiến hành trong thời gian tới:

1 - Xây dựng hoàn chỉnh những lý luận liên quan tới khái niệm về tài liệu điện tử, những đặc điểm và đặc thù riêng của nó. Đây chính là cơ sở để chúng ta có thể thực hiện những bước đi cần thiết trong thực tiễn và để làm được điều này cần có sự nghiên cứu nghiêm túc từ phía các nhà khoa học và các cơ quan có thẩm quyền.

2 - Cần nghiên cứu để xác lập vai trò, trách nhiệm của các cơ quan và cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện những biện pháp liên quan tới xây dựng dữ liệu, chuyển giao, tiếp nhận và xử lý đối với những thông tin trong cac tài liệu điện tử.

3 - Cần xây dựng những tiêu chuẩn để xác minh độc tin cậy, giá trị của những tài liệu điện tử khi đưa vào lưu trữ cũng như quy tình liên quan tới việc tổ chức, bảo vệ an toàn và khai thác sử dụng những tài liệu đó.

4 - Cần nghiên cứu để đề ra nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử sao cho phù hợp và thực sự có hiệu quả.

Với những đề xuất trên, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức là cần giải quyết kịp thời và hiệu quả những vấn đề đặt ra để góp phần hoàn thiện về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ nói chung cũng như quy trình quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử nói riêng./.

Ths.Nguyễn Hồng Duy