Bài viết này nhằm chia sẻ với độc giả về nội dung khái niệm “Tài liệu điện tử” và “Tài liệu số”

Hiện nay, khái niệm “Tài liệu điện tử” và “Tài liệu số” được dùng khá phổ biến trong các tài liệu chuyên môn cũng như trên các phương tiện thông tin đại chúng. Bài viết này nhằm chia sẻ với độc giả về nội dung khái niệm “Tài liệu điện tử” và “Tài liệu số” trên cơ sở các khái niệm có liên quan được giải thích trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

1. “Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).

2. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác (Luật lưu trữ năm 2011).

Từ khái niệm (2) ta có khái niệm:

3. “Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác.

4. “Văn bản điện tử”  là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP)

5. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005).

6. “Phương tiện điện tử” là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005).

Từ các khái niệm (4), (5), (6) ta có khái niệm:

7. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

8. “Số hoá” là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (Luật công nghệ thông tin năm 2006).

9. “Thông tin số”  là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số (Luật công nghệ thông tin năm 2006).

Từ khái niệm (1), (3), (5), (6), (8) (9) ta có khái niệm:

10. “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

Từ khái niệm (1), (9) ta có khái niệm:

11. “Tài liệu số” là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Để hiểu rõ hơn các khái niệm nói trên, chúng ta cần tìm hiểu về tín hiệu số và tín hiệu tương tự. Bài viết này, chỉ có thể giới thiệu một cách  khái quát như sau:

- Tín hiệu số (Digital) là tín hiệu có biên độ rời rạc, tức là chỉ nhận M giá trị trong đó M là một số hữu hạn.

- Tín hiệu tương tự (Analog) là tín hiệu có biên độ liên tục, tức là có thể nhận một giá trị bất kỳ tại một thời điểm nào đó.

Ví dụ:

Phần trên là tín hiệu tương tự (có dạng sóng hình sin) là 1 miền liên tục, có rất nhiều giá trị (trục thẳng đứng là biên độ tín hiệu, vì là liên tục nên có vô số giá trị). Phần dưới là tín hiệu số (có dạng các xung vuông) chỉ có 2 giá trị: 0 và 1.

Hiện nay người ta sử dụng bảng mã Unicode để mã hoá thông tin. Unicode là một bảng mã gồm hàng ngàn các kí tự tiếng Anh và quốc tế bao gồm cả các kí tự tiếng Việt. Ví dụ: trong bảng mã Unicode, ký tự "ầ" có mã là 1EA7 (hệ thập lục phân) (=7847 hệ thập phân) (=0001111010100111 hệ nhị phân 16 bit).

Mã của một kí tự cho thấy vị trí của kí tự trong bảng mã. Ví dụ: trong bảng mã Unicode, ký tự "ầ" nằm ở vị trí 7847. Mỗi kí tự Unicode chỉ được "gắn" một mã duy nhất, trong Unicode không thể tìm thấy kí tự "ầ" tại bất kỳ vị trí nào khác ngoài vị trí 7847.

Máy tính chỉ biết một kí tự qua mã của nó.

Ví dụ về nhập dữ liệu: dùng một bộ gõ tiếng Việt nhập vào ký tự "ầ" từ bàn phím, bộ gõ tìm cách gửi mã 1EA7 (sau khi đã được mã hóa dưới dạng nhị phân 0001111010100111) đến bộ xử lý trung ương của máy tính.

Ví dụ về ghi và đọc đĩa CD: trong quá trình ghi đĩa CD, luồng tín hiệu dạng số được đưa vào đầu vào của tia lazer (chuỗi các bít 1 và 0 như là 100110111010 ….), gặp bít 0 thì tia lazer bắn 1 lỗ vào bề mặt của đĩa, còn bít 1 thì không bắn. Khi đọc đĩa CD thì quá trình ngược lại, mắt thần của đầu đọc đĩa sẽ phát ra tia lazer chiếu vào mặt đĩa CD. Khi gặp lỗ trên mặt CD, tia lazer không bị phản xạ lại, đầu đọc hiểu đó là bít 0. Chỗ nào còn nguyên (không bị lỗ), tia lazer bị phản xạ ngược lại, mắt thần nhận được tia phản xạ đó, đầu đọc đĩa hiểu đó là bít 1.

Từ những khái niệm trên ta thấy rằng “Tài liệu điện tử” bao hàm “Tài liệu số”, có nghĩa là một tài liệu được xác định là “Tài liệu số” thì tài liệu đó là “Tài liệu điện tử”. Ngược lại một tài liệu được xác định là “Tài liệu điện tử” thì chưa chắc tài liệu đó là “Tài liệu số”.

Ví dụ:

- Thông tin trên các vật mang tin: đĩa CD, đĩa DVD, băng kỹ thuật số LTO1, LTO2 là tài liệu số (theo định nghĩa (11)) và cũng là tài liệu điện tử (theo định nghĩa (10)). Vì thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.

- Thông tin trên các vật mang tin: băng Cassette (tài liệu ghi âm), băng Video (tài liệu ghi hình) là tài liệu điện tử (theo định nghĩa (10)) nhưng không phải là tài liệu số. Vì thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu tương tự mà không phải dùng tín hiệu số.

Trên đây là ý kiến cá nhân của tác giả, rất mong nhận được thông tin và bài viết trao đổi về vấn đề này của độc giả. Thông tin và bài viết xin gửi về hộp thư: levannang@archives.gov.vn.

Th.S Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

(Nguồn: http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=70&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content)