Tin ngành
Mẹo quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu cho văn phòng
Upload: 02-10-2017
Với những người làm hành chính, nhân viên văn phòng, thì việc sắp xếp, lưu trữ, quản lý các hồ sơ tài liệu là công việc hết sức quan trọng và cần thiết. Vậy nên để có thể sắp xếp lưu trữ làm sao cho chúng được khoa học nhất là điều mà không phải ai ai cũng có thể biết và nắm rõ được. Sau đây sẽ là một vài mẹo quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu cho văn phòng giúp các bạn được nắm rõ hơn.
Một số lưu ý khi lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu
Bạn đừng cho rằng việc lưu hồ sơ là chỉ cần lưu dạng file trong máy tính hay chỉ cần để ở các ngăn chứa tủ đựng nhỏ là có thể được và tiết kiệm. Đó là sai lầm lớn mà nhiều người thường hay mắc phải, bạn nên sử dụng cho mình chiếc tủ lớn đựng sẽ tốt hơn rất nhiều.
ảnh kho lưu trữ
Nên khi bạn dùng tủ lớn để đựng bạn sử dụng những tủ có nhiều ngăn chứa, có nhiều ngăn như vậy sẽ phù hợp với nhiều kích thước, các loại hồ sơ khác nhau, cứ mỗi một ngăn chứa bạn sẽ dùng giấy dán ở bên ngoài để có thể phân chia hồ sơ theo từng loại khác nhau để giúp cho bạn có thể dễ dàng phân loại hồ sơ, dễ dàng trong việc tìm kiếm. Nếu như văn phòng làm việc của bạn nhỏ bạn có thể sử dụng tủ treo tường để tiết kiệm được không gian diện tích của văn phòng bạn hơn. Với loại tủ này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được diện tích không gian phòng làm việc của công ty bạn mà giá thành của chúng cũng sẽ không quá cao, và còn sẽ giúp cho bạn có thể giúp cho bạn lưu trữ hồ sơ được tốt hơn, dễ dàng hơn rất nhiều . Bạn cũng có thể sử dụng cho mình những mẫu giấy để ghi chú lại những để khi bạn lưu trữ hồ sơ tài liệu, các loại chứng từ giúp cho bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.
Khi lưu trữ hồ sơ tài liệu của mình bạn nên phân loại ra thành từng loại hồ sơ, chứng từ riêng biệt như vậy sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc quản lí cũng như hồ sơ của bạn sẽ không bị thất lạc, mất đi. Tiếp đó bạn cần nên sắp xếp hồ sơ một cách khoa học có như vậy mới có thể giúp cho bạn có thể tìm kiếm được nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian. Sắp xếp theo thời gian, theo đúng mẫu tự vần, theo tính chất. Lập ra danh mục các hồ sơ, bản liệt kê các hệ thống đơn vị, tạo ra các danh mục cụ thể, chính xác, luôn được cập nhật thường xuyên nhất. Và quan trọng hơn hết các hồ sơ phải được lưu trữ ở một vị trí nhất định để đến khi cần hay truy cập sẽ được nhanh hơn và dễ dàng hơn.
(Nguồn: http://www.luuhoso.com/meo-quan-ly-luu-tru-ho-so-tai-lieu-cho-van-phong.html).
- Số hóa tài liệu – xu hướng tất yếu của cách mạng 4.0
- Một số vấn đề liên quan đến bản quyền trong số hóa tài liệu
- Bài viết này nhằm chia sẻ với độc giả về nội dung khái niệm “Tài liệu điện tử” và “Tài liệu số”
- Kinh nghiệm của Lưu trữ các nước về số hóa tại liệu lưu trữ
- Trao đổi về giá trị pháp lý của tài liệu số hóa
- Như thế nào là quá trình dọn dẹp kho lưu hồ sơ tiêu chuẩn
- Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học
- Mẹo quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu cho văn phòng
- Tìm hiểu quy trình nâng cấp kho lưu
- Tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết khi hồ sơ lưu bị ẩm
- Trang thiết bị bảo quản cần có trong kho lưu trữ hồ sơ
- Kho lưu ba tầng, điểm mạnh và hạn chế
- Tiêu chí trong bảo quản hồ sơ trên 10 năm
- Những điều cần lưu ý khi thiết kế và xây dựng kho lưu trữ hồ sơ (Phần 2)
- Những điều cần lưu ý khi thiết kế và xây dựng kho lưu trữ hồ sơ (Phần 1)
- Một số vấn đề về số hóa tài liệu tại Việt Nam
- Bất cập trong công tác số hóa tài liệu của doanh nghiệp
- Số hóa tài liệu Lưu trữ - Yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành Lưu trữ
- Quy trình hướng dẫn tu bổ phục chế
- Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư
ĐẶT CÂU HỎI
Bản tin HT
Tổng công ty HT khai xuân đầu năm 2019
Tổng công ty HT tổng kết năm 2018
Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khai giảng năm học mới 2018 – 2019
Copyright © 2015 by htjsc.com.vn - All Rights Reserved - Design by Helios Viet Nam