Như thế nào là quá trình dọn dẹp kho lưu hồ sơ tiêu chuẩn

Vì sao cần dọn dẹp kho lưu hồ sơ

Khi chúng ta vận hành công tác lưu hồ sơ trong kho lưu hồ sơ cho chúng ta trong một thời gian dài thì chúng ta cần phải thực hiện vệ sinh dọn dẹp kho lưu định kỳ. Vì sao chúng ta cần thực hiện hình thức này.

Trong quá trình chúng ta thực hiện lưu kho. Sau một khoảng thời gian dài, mặc dù chúng ta thường xuyên vệ sinh như quét dọn, hút bụi trong kho lưu nhưng chắc chắn sẽ có những khu vực chúng ta không thể làm làm vệ sinh tới được như các khu vực kẹt, hốc trên cao hay bên trong các giá đỡ hồ sơ và từ đó qua một thời gian dài bụi sẽ đóng rất dày trong khu vực này và chúng ta cần vệ sinh chúng sao cho thật tốt.

Từ đó chúng ta cần phải thực hiện công tác vệ sinh kho lưu một cách định kỳ và thật sự nghiêm túc để giúp cho môi trường kho lưu được duy trì ở mức tốt, không làm ảnh hưởng đến các loại hồ sơ lưu trong kho. Vậy thì khoảng bao lâu chúng ta cần vệ sinh định kỳ cho kho lưu của chúng ta một lần.

Vệ sinh kho lưu

Cần vệ sinh kho lưu bao lâu 1 lần

Chúng ta không nên xác định theo thời gian cụ thể, việc bao lâu cần tổng vệ sinh cho lưu kho hồ sơ này một lần phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố như môi trường, ở một kho lưu hồ sơ chuẩn, lớn không khó khu vực ít bụi bặm thì thời gian đó có thể khá lâu như 3 đến 6 tháng.

Tuy nhiên, ở một kho lưu chật hẹp hay điều kiện môi trường xung quanh, bên ngoài kho lưu nhiều bụi bặm thì thường từ 1 đến hai tháng. Vì thế chúng ta cần phải xác định được điều kiện môi trường để có thể thực hiện lưu kho hồ sơ một cách thật tốt và chuẩn hơn khi chúng ta thực hiện các công tác vệ sinh kho lưu định kỳ.

Vệ sinh kho lưu hồ sơ có khó không

Vệ sinh cho kho lưu trữ hồ sơ hằng ngày thì không khó. Nhưng việc tổng vệ sinh định kỳ thì lại khá khó khăn, nó có rất nhiều công đoạn mà chúng ta bắt buộc phải làm tốt và thực hiện tiêu chuẩn. Các công đoạn này có thể lấy mất của chúng ta nhiều giờ đồng hồ, thậm chỉ cả ngày.

Thời gian để thực hiện tổng vệ sinh định kỳ cho kho lưu còn tùy thuộc vào yếu tố như nguồn nhân sự, diện tích kho lưu và số lượng hồ sơ lưu bên trong kho lưu.

Các công đoạn vệ sinh kho lưu cần thực hiện

Sau đây, chúng ta cùng đi đến những quy trình cơ bản cần phải thực hiện để có thể tổng vệ sinh cho kho lưu trữ thật tốt. Và ở mỗi yếu tố thực hiện chúng ta cần có những điều cần chú ý và quan tâm để không xảy ra lỗi khi thực hiện ảnh hưởng đến tình trạng của các loại hồ sơ được lưu bên trong kho lưu.

Thực hiện vệ sinh kho

Các công đoạn đó bao gồm những bước tuần tư như sau:

Công đoạn di dời hồ sơ

Đây là công đoạn chúng ta dời toàn bộ hồ sơ trong nhà kho lưu ra một nơi khác để bắt đầu tiến hành tổng vệ sinh cho kho lưu. Mặc dù chúng ta thấy công đoạn chuyển toàn bộ hồ sơ ra bên ngoài có vẻ khá dễ dàng nhưng thực chất lại cần nhiều điều chú ý. Chú ý đầu tiên là phải đánh dấu lại vị trí của từng chống hồ sơ để có thể sắp xếp lại cho đúng. Nhẹ tay không được để hồ sơ nhăn, cong và bảo quản tạm ở một nơi thật an toàn.

Công đoạn vệ sinh chung

Công đoạn tổng vệ sinh chung là chúng ta vệ sinh toàn bộ, lau sạch từng kệ, quét, hút bụi và lau toàn bộ kho cho thật sạch sẽ. Ở công đoạn này chúng ta cần điều nhiều nhân sự để rút ngắn thời gian thực hiện một cách tối đa vì công đoạn này chỉ cần chúng ta làm kỹ là được.

Công đoạn bảo trì thiết bị

Kế đó là công đoạn kiểm tra, bảo trì các thiết bị trong kho lưu như các loại quạt thông khí, máy hút ẩm. Chúng ta cần kiểm tra xem chúng còn hoạt động tốt hay không, vệ sinh và sửa chữa những hư hỏng cần tiết sau đó lắp lại vị trí cũ. Nếu chúng ta thấy chúng không còn hoạt động tốt thì hãy nhanh chóng sử chữa hoặc thay mới để đảm bảo cho môi trường kho lưu của mình.

Công đoạn sắp đặt lại hồ sơ

Và sau đó chính là bước cuối cùng, chúng ta đặt toàn bộ hồ sơ trở về vị trí cũ. Do bước đầu lúc dời ra chúng ta đã đánh dấu sẵn nên công việc này khá nhẹ nhàng, chỉ cần bạn cẩn thận đặt lại đúng vị trí cũ đừng để nhầm lẫn là được. Và xong công đoạn này là chúng ta đã hoàn tất được toàn bộ những công đoạn thực hiện cho chúng ta.

Những chú ý để đảm bảo tính an toàn khi chuyển kho lưu

Trong các quá trình vệ sinh tổng cho kho lưu này,chúng ta tốt nhất sử dụng nhân lực có tay nghề để có thể đảm bảo mọi quy trình diễn ra tốt nhất, phải làm kỹ càng vì trong quá trình này để cho chúng ta có thể có được không gian kho lưu trữ thật tốt và thật hoàn thiện.

(Nguồn: http://www.luuhoso.com/nhu-nao-la-qua-trinh-don-dep-kho-luu-ho-tieu-chuan.html)