Phân loại tài liệu trong lưu trữ (phần 2)

Tiếp phần 1

3. Phân loại phông lưu trữ cơ quan
 

Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Phông lưu trữ cơ quan có tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và tài liệu có giá trị hiện hành được bảo quản tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành). Dù tài liệu được bảo quản tại các trung tâm lưu trữ quốc gia hay tại lưu trữ hiện hành chúng cũng được phân loại, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa học phục vụ cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu.
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, sắp xếp lôgíc các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi và chính xác.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cần tiến hành những công việc sau:
3.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông trong đó cần nêu rõ:
- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Những hoạt động chính của cơ quan qua từng thời kỳ lịch sử;
- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);
- Chế độ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị hình thành phông;
- Nguyên nhân và thời gian giải thể, kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông (nếu có).
Bản lịch sử phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và thay đổi của tài liệu trong phông lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:
- Tên phông, giới hạn thời gian của phông;
- Khối lượng và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông;
- Quá trình tập trung tài liệu vào phông;
- Thành phần, nội dung và các loại hình tài liệu trong phông;
- Số lần xuất và nhập tài liệu ra, vào phông (nếu có);
- Tình trạng tài liệu: mức độ thiếu đủ của phông lưu trữ, thể thức văn bản…
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích làm căn cứ để phân loại tài liệu trong phông được chính xác, xây dựng phương án phân loại khoa học, hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xác định chính xác giá trị của tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh phông lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn chính xác dựa trên những tài liệu mà đơn vị hình thành phông đã sản sinh ra. Đây là tài liệu chủ yếu phục vụ biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
3.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại
Phương án phân loại phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu dự kiến phân loại và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học dùng làm cơ sở để phân loại và sắp xếp tài liệu trong một phông lưu trữ.
Các nhóm tài liệu trong phương án phân loại phải bao quát, phản ánh triệt để tất cả các tài liệu có trong phông lưu trữ.
Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ bản sau:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông sẽ được phân chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
- Đặc trưng thời gian: Dựa vào đặc trưng này tài liệu trong phông được phân nhóm theo thời gian sản sinh tài liệu (thông thường là theo từng năm).
- Đặc trưng địa danh: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo đơn vị hành chính nơi sản sinh tài liệu hoặc nơi nội dung của tài liệu đề cập đến.
- Đặc trưng vấn đề: Dựa vào đặc trưng này tài liệu được phân nhóm theo nội dung của tài liệu về từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau.
Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm vi toàn phông lưu trữ. Đó là những đặc trưng: cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, vấn đề. Những đặc trưng chỉ áp dụng để phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc trưng thứ yếu.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:
- Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian
- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức 
- Phương án mặt hoạt động - thời gian
- Phương án thời gian - mặt hoạt động
Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cơ quan cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại tài liệu phải bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Áp dụng phương án này có nghĩa là toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án phân loại cơ cấu tổ chức - thời gian thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.
Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: Theo phương án phân loại này thì trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước hai theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam.
Phương án mặt hoạt động - thời gian: Theo phương án này thì tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động.
Phương án thời gian - mặt hoạt động: Áp dụng phương án phân loại này toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước hai theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án phân loại thời gian - mặt hoạt động thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.
Trên đây là các kiểu phương án phân loại tài liệu của các phông lưu trữ. Khi phân loại tài liệu trong mỗi phông cần phải lựa chọn kiểu phương án phân loại cho phù hợp với những đặc điểm của tài liệu và đặc điểm của đơn vị hình thành phông. Sau khi phân loại các khối, các nhóm tài liệu phải phản ánh chính xác quá trình hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
3.3 Hoàn chỉnh phương án phân loại
Sau khi chọn được phương án phân loại phù hợp với đặc điểm của tài liệu trong phông và đặc điểm của đơn vị hình thành phông, các cơ quan lưu trữ cần hoàn thiện phương án phân loại ở các bước tiếp theo, có nghĩa là hoàn chỉnh việc dự kiến phân loại từ các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là đơn vị bảo quản. 
Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965).
Phương án phân loại: Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 – 1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau:
1- Văn phòng
2- Vụ Kế hoạch - Thống kê
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
4- Vụ Tổ chức kỹ thuật
5- Vụ Vật giá
Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động)
1- Văn phòng 2- Vụ Kế hoạch - Thống kê
1.1 Năm 1962 2. 1 Năm 1962
1.2 Năm 1963 2.2 Năm 1963
1.3 Năm 1964 2.3 Năm 1964
1.4 Năm 1965 2.4 Năm 1965
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương 4.Vụ Tổ chức kỹ thuật 
3.1 Năm 1962 4. 1 Năm 1962
3.2 Năm 1963 4.2 Năm 1963
3.3 Năm 1964 4.3 Năm 1964
3.4 Năm 1965 4.4 Năm 1965
5- Vụ Vật giá
5.1 Năm 1962 
5.2 Năm 1963 
5.3 Năm 1964 
5.4 Năm 1965 
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…
Ví dụ: 
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.2 Tài liệu về vấn đề Lao động tiền lương
….
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
Ví dụ:
1. Văn phòng
1.1 Năm 1962 
1.1.1 Những văn bản pháp quy về tổ chức và hoạt động của bộ
1.1.1.1 Nghị định
1.1.1.2 Quyết định
1.1.1.3 Công văn hướng dẫn…
3- Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương
3.1 Năm 1962
3.1.1 Tài liệu về Tổ chức cán bộ
3.1.1.1 Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ
3.1.1.2 Tài liệu về vấn đề tổ chức
3.1.1.3 Tài liệu về quản lý cán bộ
3.1.1.4 Tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ
Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu. 
3.4 Tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã lựa chọn
Sau khi đã hoàn chỉnh phương án phân loại, người ta tiến hành phân loại tài liệu dựa theo hai phương pháp sau:
- Phương pháp trực tiếp: Phân loại trực tiếp là cán bộ lưu trữ sử dụng phương án phân loại đã lựa chọn và hoàn chỉnh để phân chia trực tiếp tài liệu trong phông thành các nhóm. Khi đã có phương án phân loại, trước hết cán bộ lưu trữ áp dụng để phân chia các nhóm cơ bản, rồi tiếp đến nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất và cuối cùng là các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Cán bộ lưu trữ nghiên cứu, điều chỉnh những chỗ chưa phù hợp, sắp xếp và kiểm tra đối chiếu với phương án phân loại đã hoàn chỉnh ở bước trên cho phù hợp sau đó tiến hành ghi số, ký hiệu của các đơn vị bảo quản.
Phương pháp phân loại này thường tốn nhiều thời gian, phải có nhiều diện tích để phân nhóm tài liệu và sẽ gặp những khó khăn nhất định trong quá trình vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đảm bảo độ chính xác cao và có thể kiểm tra được nội dung của từng đơn vị bảo quản.
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân loại phông lưu trữ có khối lượng tài liệu không nhiều, nội dung tài liệu tương đối đơn giản, dễ khảo sát.
- Phương pháp gián tiếp: Là phương pháp phân loại mà cán bộ lưu trữ không tiến hành trực tiếp đối với từng tài liệu, hồ sơ mà phân loại thông qua bộ thẻ.
Bộ thẻ phân loại là bộ thẻ ghi lại toàn bộ các tiêu đề của hồ sơ, đơn vị bảo quản trong một phông, một khối hoặc một sưu tập tài liệu. Mỗi thẻ tương ứng với một hồ sơ, đơn bị bảo quản. Cán bộ lưu trữ tiến hành phân loại các thẻ đó theo phương án phân loại đã lựa chọn.
Sau khi phân loại các tấm thẻ, cán bộ lưu trữ sắp xếp và điều chỉnh các tấm thẻ cho phù hợp, ghi số, ký hiệu chính thức cố định vị trí các tấm thẻ. Căn cứ vào các số tạm thời trên thẻ, các cán bộ lưu trữ tìm các hồ sơ, đơn vị bảo quản tương ứng, ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ và sắp xếp theo đúng thứ tự sắp xếp các bộ thẻ. 
Khi toàn bộ hồ sơ, đơn vị bảo quản đã được sắp xếp theo đúng thứ tự của bộ thẻ thì công tác phân loại cũng hoàn thành. Đối với những phông lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu thì nên dùng phiếu tin để mô tả thông tin trên máy tính thay cho các bộ thẻ.
Các phông có khối lượng tài liệu lớn, nội dung tài liệu tương đối phức tạp và tài liệu đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh thì nên sử dụng phương pháp phân loại này.
Áp dụng phương pháp phân loại này sẽ có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Phương pháp phân loại này không đòi hỏi diện tích lớn để sắp xếp và chia nhóm tài liệu, tránh làm nhàu nhát, hư hỏng các đơn vị bảo quản vì trong quá trình phân loại cán bộ ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản. Đồng thời việc sử dụng phương pháp phân loại này sẽ tiếp kiệm được thời gian và không gây trở ngại cho công tác vừa phân loại vừa phục vụ tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp phân loại này đòi hỏi các đơn vị bảo quản đã được lập hoàn chỉnh với mức độ tin tưởng cao bởi lẽ do ít tiếp xúc trực tiếp với đơn vị bảo quản nên công tác kiểm tra nội dung của từng đơn vị bảo quản bị hạn chế, đòi hỏi cán bộ làm công tác chỉnh lý, phân loại phải hết sức thận trọng, tránh những nhầm lẫn và sai sót đáng tiếc. Trong quá trình sắp xếp và chuyển giao số chính thức giữa thẻ tạm và bìa hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng bởi lẽ nếu có sơ xuất nhầm số sẽ dẫn đến những sai sót cho toàn bộ số đơn vị bảo quản tiếp theo và ảnh hưởng lớn đến công tác tra tìm tài liệu về sau.
Mỗi phương pháp có những ưu điểm và hạn chế nhất định phù hợp với từng phông lưu trữ cụ thể. Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ lưu trữ trong quá trình lựa chọn phương pháp phân loại cần căn cứ vào đặc điểm của từng khối tài liệu, điều kiện và phương tiện làm việc để lựa chọn một phương pháp phân loại hợp lý và khoa học.
 

4. Phân loại phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu

Phông lưu trữ cá nhân bao gồm những tài liệu có nội dung và loại hình tương đối phong phú, đa dạng. Dựa vào đặc điểm loại hình tài liệu có thể phân chia tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân thành ba nhóm cơ bản sau:
4.1 Nhóm tài liệu giấy
Nhóm này được chia thành các khối như sau: 
- Nhóm tài liệu về tiểu sử: bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình sinh ra cá nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ của cá nhân đó, gia phả, giấy chứng nhận thừa kế, sở hữu tài sản; các tài liệu về giấy khai sinh, giấy chứng nhận hộ tịch, hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ, các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác...
- Nhóm tài liệu về quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó: Nhóm tài liệu này được chia làm hai nhóm nhỏ: 
+ Tài liệu về hoạt động chính của cá nhân đó: Đây là nhóm tài liệu đóng vai trò quan trọng trong phông lưu trữ cá nhân. Nhóm tài liệu này sẽ phản ánh rõ nét những công lao đóng góp của cá nhân đó trong quá trình phát triển ngành hoặc lĩnh vực mà cá nhân đó tham gia hoạt động, đồng thời cũng là nhóm tài liệu có số lượng và thành phần chính trong phông lưu trữ cá nhân. Ví dụ: một nhà nghiên cứu khoa học thì nhóm tài liệu chính là những công trình nghiên cứu mà người đó chủ trì hoặc trực tiếp tham gia nghiên cứu; phông lưu trữ cá nhân của một nhà văn thì nhóm tài liệu chính bao gồm các tác phẩm văn học nghệ thuật do người đó sáng tác…
+ Tài liệu về các hoạt động phụ của người đó: Đây là nhóm tài liệu có vị trí quan trọng sau nhóm tài liệu chính, nhóm tài liệu này phản ánh một phần đóng góp của cá nhân đó đối với hoạt động của ngành liên quan. Ví dụ: Một nhà toán học có thể trong quá trình hoạt động có tham gia nghiên cứu về vật lý, hoá học… thì trong quá trình sống và hoạt động của cá nhân đó sẽ hình thành những tài liệu liên quan đến các lĩnh vực lý học và hoá học; một nhà thơ đôi khi tham gia sáng tác văn xuôi, truyện ký, nên tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đó có nhóm tài liệu về hoạt động chính là các tác phẩm thơ ca còn nhóm tài liệu về các hoạt động phụ sẽ là những sáng tác văn xuôi, truyện ký…
- Tài liệu về việc tham gia các hoạt động xã hội: Đây là nhóm tài liệu phản ánh các hoạt động xã hội không thuộc lĩnh vực chuyên môn của cá nhân đó. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa phản ánh các mối quan hệ đoàn thể, quần chúng của cá nhân, bao gồm các loại tài liệu như: Tài liệu về tham gia hoạt động Đoàn, Công đoàn, tham gia các hoạt động Hội nghề nghiệp, Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người cao tuổi và việc tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động từ thiện…
- Nhóm tài liệu về các thư từ trao đổi: Nhóm tài liệu này chủ yếu là những bức thư trao đổi trong lĩnh vực quan hệ gia đình, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp... Tuy nhiên, nhóm tài liệu này cũng có ý nghĩa làm phong phú thêm đời sống tinh thần của cá nhân người hình thành phông đồng thời góp phần làm hoàn chỉnh phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu của các cá nhân khác viết hoặc nghiên cứu về cá nhân hình thành phông: Một cá nhân là một nhân vật lịch sử hay một nhân vật tiêu biểu thường được quần chúng mến mộ và khâm phục. Như vậy, trong quá trình sống và ngay cả khi cá nhân đó qua đời cũng có nhiều cá nhân khác viết và nghiên cứu về người đó. Nhiều nhân vật lịch sử tiêu biểu cả cuộc đời có những đóng góp lớn lao cho đất nước, cho dân tộc song trong cuộc sống còn nhiều điều bí ẩn mà khi người đó qua đời các nhà nghiên cứu mới tập trung nghiên cứu và làm sáng tỏ. Đây là khối tài liệu mở của phông lưu trữ cá nhân và là nguồn thu thập, bổ sung vào phông lưu trữ cá nhân.
- Nhóm tài liệu do cá nhân sưu tầm được: Trong quá trình sống và hoạt động cá nhân có thể sưu tầm được những tài liệu có giá trị bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia.
4.2 Nhóm tài liệu phim, ảnh, ghi âm liên quan đến hoạt động của người đó 
Do đặc trưng về vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu nên nhóm tài liệu này phải được để thành một khối riêng và cần có kỹ thuật bảo quản khác tài liệu giấy. Nhóm tài liệu này có ý nghĩa làm sinh động, phong phú và hoàn thiện phông lưu trữ cá nhân.
4.3 Nhóm tài liệu điện tử
Đây cũng là nhóm tài liệu có đặc trưng chế tác, bảo quản và sử dụng khác với các loại tài liệu khác. Nội dung của nhóm tài liệu này có thể trùng hoặc không trùng với tài liệu hành chính và tài liệu phim, ảnh, ghi âm song nó cũng góp phần làm phong phú, sinh động thêm thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân đồng thời cũng chứa đựng những tài liệu ở dạng điện tử thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và sao chép khi cần thiết.
Điểm đáng chú ý khi phân loại phông lưu trữ cá nhân là không lẫn tài liệu công vụ của cơ quan do cá nhân làm thủ trưởng với tài liệu riêng của cá nhân đó. Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựa vào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượng hiện có của tài liệu.
Đối với các sưu tập tài liệu, việc lựa chọn được một phương án phân loại mẫu cho tất cả các sưu tập tài liệu là rất khó khăn bởi lẽ mỗi sưu tập tài liệu có một nội dung và đặc điểm hình thành khác nhau. Việc xây dựng phương án phân loại cho các sưu tập tài liệu cần căn cứ vào những đặc trưng hình thành nên từng sưu tập tài liệu và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưng phân loại tài liệu. Đồng thời phương án phân loại tài liệu của một sưu tập tài liệu sẽ là cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu làm cho sưu tập tài liệu ngày càng hoàn chỉnh (hết).

(Nguồn: http://www.decis.jsc.com.vn/nd/tin-hoat-dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html)