Số hóa hồ sơ từ góc nhìn công nghệ thông tin

Do yêu cầu của quá trình phát triển CNTT đang diễn ra mạnh mẽ, việc tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, hồ sơ đầu tư xây dựng phục vụ công tác quản lý và tra cứu nhanh chóng đang là vấn đề quan tâm hàng đầu nhằm nâng cao chất lượng thông tin phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh. Trong đó, bước đầu tiên cần số hóa tất cả hồ sơ, trong phạm vi bài viết, tác giả xin làm rõ ba vấn đề về số hóa hồ sơ từ góc nhìn CNTT.

Số hóa là gì, vì sao phải số hóa tài liệu?

Theo khái niệm CNTT thì số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu). Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu trên đường truyền Intenet, tạo nên những cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiếm thức một cách thuận tiện nhất.

Hiện nay, khối hồ sơ của các Công ty Điện lực hình thành trong nhiều năm qua, có nhiều tài liệu lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy như: Hồ sơ khách hàng dùng điện, hồ sơ quản lý đầu tư xây dựng, hồ sơ quản lý kỹ thuật… trở thành một sự cản trở rất lớn cho người khai thác sử dụng bởi tính hữu dụng, khả năng tiếp cận cho nhiều đối tượng rất hạn chế. Mặt khác, các tài liệu ở dạng này phải chịu tác động cơ học của con người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi rất công phu, tốn kém.

Chính vì lẽ đó, cần có một hình thức lưu trữ mới phù hợp với xu hướng lưu trữ hiện nay, đáp ứng nhu cầu tra cứu hồ sơ, kiểm tra, kiểm soát quá trình một cách nhanh chóng, hiệu quả đó chính là số hóa hồ sơ quản lý. 

Tuy nhiên, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro như: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa… Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử.

Các thành phần nào cần thiết cho quá trình số hóa hồ sơ?

Đầu tiên phải kể đến là thiết bị dùng để số hóa hồ sơ máy quét (scan), máy ảnh… Thiết bị chủ yếu dùng để số hóa hồ sơ với khối lượng lớn là máy scan chuyên dụng. Thị trường máy scan hiện nay đã rất đa dạng và đáp ứng đủ mọi phân khúc từ thấp đến cao, từ nhu cầu cá nhân đến tổ chức lớn. Tính năng đáp ứng tất cả những yêu cầu phức tạp, thiết kế tiên tiến hiện đại, cách thức sử dụng đơn giản, phần mềm đi kèm giúp xử lý, trích xuất thông tin một cách nhanh chóng và đơn giản. Vấn đề còn lại là bạn chọn loại thiết bị nào đáp ứng nhu cầu bạn cần và có các thiết bị thay thế dự phòng nhanh nhất trong quá trình vận hành.

Kế đến là thiết bị lưu trữ, cùng với sự phát triển CNTT là nhu cầu bảo quản, lưu trữ các số liệu một cách an toàn và hiệu quả. Nhiều giải pháp lưu trữ dữ liệu hiện đại đã ra đời nhằm đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Với đặc điểm dung lượng dữ liệu gia tăng không ngừng, yêu cầu ngày càng cao về hiệu năng truy xuất, tính ổn định và sự sẵn sàng của dữ liệu; việc lưu trữ đã và đang trở nên rất quan trọng. Lưu trữ dữ liệu không còn đơn giản là cung cấp các thiết bị lưu trữ dung lượng lớn mà còn bao gồm cả khả năng quản lý, chia sẻ cũng như sao lưu và phục hồi dữ liệu trong mọi trường hợp.

Để lưu trữ dữ liệu người ta có thể dùng nhiều thiết bị khác nhau, nhiều công nghệ khác nhau. Các kho dữ liệu có thể là dùng đĩa cứng, dùng băng từ, dùng đĩa quang... Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của bài toán đặt ra mà lựa chọn công nghệ và thiết bị cho phù hợp. Theo cơ chế lưu trữ, hiện nay có một số loại hình lưu trữ dữ liệu cơ bản như:

DAS (Direct Attached Storage): Lưu trữ dữ liệu qua các thiết bị gắn trực tiếp.

NAS (Network Attached Storage): Lưu trữ dữ liệu vào thiết bị lưu trữ thông qua mạng IP; SAN (Storage Area Network): lưu trữ dữ liệu qua mạng lưu trữ chuyên dụng riêng.

Mỗi loại hình lưu trữ dữ liệu có những ưu nhược điểm riêng và được dùng cho những mục đích nhất định. Tùy vào khả năng tài chính và cơ sở hạng tầng hiện có mà bạn lựa chọn hình thức cho phù hợp. 

Cuối cùng là phần mềm quản lý, muốn số hóa và lưu trữ hồ sơ một cách nhanh chóng, khoa học, cần có phần mềm quản lý việc số hóa. Bản thân phần mềm quản lý này cũng phải được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong công tác thực hiện nhập dữ liệu đầu vào cũng như trích xuất, tìm kiếm dữ liệu đầu ra theo yêu cầu.

Việc quản lý tài liệu số hóa được thực hiện như thế nào?

Nhìn chung việc quản lý tài liệu điện tử cũng cơ bản giống như quản lý tài liệu giấy, trong mô hình vòng đời, tài liệu được xử lý qua các giai đoạn: Sản sinh tài liệu - phân phối sử dụng - bảo quản bán hiện hành - bảo quản không hiện - tài liệu lưu trữ - tiêu hủy. Như vậy, các tài liệu số hóa cũng phải tạo lập thành những hồ sơ và được xác định giá trị, thời gian bảo quản cho từng hồ sơ, loại tài liệu. Nhưng một đặc điểm khác đối với tài liệu giấy, hồ sơ tài liệu điện tử sẽ được lập bằng một cách tự động hoặc bán tự động và được quản lý bằng các đặc điểm cơ bản để dễ nhận biết hồ sơ.

Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu số hóa song song với bảo quản tài liệu giấy hiện nay trở thành vấn đề rất được quan tâm của các đơn vị sản xuất kinh doanh.

(Nguồn: www.cpc.vn/vi-vn/Tin-tuc-su-kien/Tin-tuc-chi-tiet/articleId/19491) Xuân Tiến – Văn Hoàng