Trao đổi về giá trị pháp lý của tài liệu số hóa

Bài viết này nhằm trao đổi vấn đề giá trị pháp lý của tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác.

Hiện nay, trong quá trình hội nhập toàn cầu, việc thực hiện các giao dịch thông qua các phương tiện điện tử đã dần trở thành một xu hướng phổ biến, bởi tính nhanh gọn, hiệu quả của hình thức này. Tuy nhiên, tính pháp lý của hình thức giao dịch này, nói cách khác là giá trị pháp lý của tài liệu điện tử cũng cần được nghiên cứu, trao đổi và hiểu đúng.

Khoản 1 Điều 13 Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Theo quy định trên thì tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn: nguồn thứ nhất hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi được lựa chọn để lưu trữ; nguồn thứ hai hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Từ quy định này, chúng ta có thể hiểu tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn: nguồn thứ nhất hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nguồn thứ hai hình thành từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác.

 Đối với tài liệu điện tử hình thành từ nguồn thứ nhất, nếu bảo đảm các yêu cầu của Luật giao dịch điện tử thì có giá trị như bản gốc. Cụ thể như sau:  Điều 13 Luật giao dịch điện tử quy định:  “Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

1. Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

2. Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Bài viết này nhằm trao đổi vấn đề giá trị pháp lý của tài liệu điện tử hình thành từ nguồn thứ hai, tức là hình thành từ việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác. Qua nghiên cứu quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, chúng tôi đưa ra một số kết luận như sau:

1. Khoản 4 Điều 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức quy định: “Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo”.

Như vậy, tài liệu số hóa là bản sao chỉ có giá trị thông tin, tham khảo, chưa có giá trị pháp lý.

2. Khoản 3 Điều 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư của cơ quan, tổ chức quy định: “Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính”; Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này”.

Như vậy, tài liệu số hóa được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số là bản sao, có giá trị pháp lý.

3. Khoản 3 Điều 13 Luật lưu trữ năm 2011 quy định: “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”; Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ quy định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa”.

Như vậy, tài liệu số hóa không có giá trị thay thế tài liệu đã được số. .

Giá trị thay thế ở đây được hiểu là giá trị lưu trữ. Vì khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ, ngoài việc nghiên cứu nội dung của tài liệu lưu trữ, khi cần thiết người ta còn nghiên cứu cả vật mang tin, cách thức tạo ra tài liệu lưu trữ đó. Đối với giao dịch điện tử nếu tài liệu số hóa bảo đảm các yêu cầu của Luật giao dịch điện tử thì có thể thay thế được tài liệu đã được số hóa (theo giải thích tại Mục 2 nói trên).

Ví dụ: một hợp đồng đã được ký giữa bên A và bên B (bản giấy), khi bên B giao dịch với bên thứ 3 là bên C mà bên C yêu cầu bên B cung cấp hợp đồng nói trên. Bên B có thể số hóa bản hợp đồng, ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức bên B trên bản hợp đồng số hóa gửi cho bên C, thì  bản hợp đồng số hóa này hoàn toàn có thể thay thế được bản hợp đồng trước khi số hóa (bản giấy). Vì sau khi ký số, tài liệu số hóa bảo đảm được tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng chống chối bỏ và phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là ý kiến cá nhân của tác giả, rất mong nhận được thông tin và bài viết trao đổi về vấn đề này của độc giả./.

Ths. Lê Văn Năng 
Giám đốc Trung tâm Tin học,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

(Nguồn: http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=143&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content)