Như chúng ta đã biết, mỗi cơ quan, tổ chức bên cạnh việc bố trí các phòng làm việc đều phải bố trí kho lưu trữ. Việc bố trí kho lưu trữ vô cùng cần thiết vì đó là nơi lưu giữ tài liệu – kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu sau khi được đưa vào kho lưu trữ vẫn được khai thác, tra cứu, sử dụng thường xuyên. Nhưng làm sao để bố trí, sắp xếp những tài liệu trong kho một cách ngăn nắp, khoa học và thuận lợi nhất cho việc khai thác sử dụng, đặc biệt khi diện tích kho lưu trữ không đổi mà tài liệu thu về mỗi năm một nhiều hơn luôn là vấn đề rất được quan tâm. Để bố trí, sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hợp lý, khoa học, thiết nghĩ chúng ta phải thực hiện đồng thời các nội dung sau:
1. Một là phải nắm rõ và thiết lập được thông tin về khối tài liệu có trong kho để bố trí vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý.
Chúng ta cần phải biết các thông tin về tài liệu, ít nhất là những thông tin cơ bản như: tên các phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng (tính bằng mét giá tài liệu), tài liệu rời lẻ hay tài liệu đã lập hồ sơ hoàn chỉnh… Đây là điều quan trọng, mang tính quyết định để lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp.
Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được những tài liệu nào thường xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít được khai thác, sử dụng để bố trí các vị trí thuận lợi. Ví dụ: Trong kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh A có tài liệu của 02 phông lưu trữ: Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A. Trong đó Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A là phông đóng (cơ quan đã ngừng hoạt động), tài liệu ít được khai thác, sử dụng nên có thể sắp xếp khối tài liệu của Phông này ở vị trí không thuận lợi như vị trí trong cùng của kho… Còn phông Sở Nội vụ tỉnh A là phông mở (cơ quan đang hoạt động) nên các tài liệu của Phông này sẽ được tra cứu, sử dụng thường xuyên nên phải ưu tiên bố trí ở vị trí thuận tiện tra cứu.
Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được những Phông (hoặc khối tài liệu) nào có liên quan chặt chẽ với nhau để bố trí vị trí gần nhau. Dựa vào các thông tin về tài liệu sẽ xác định những tài liệu chưa chỉnh lý để bố trí ở nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý tài liệu…
2. Hai là sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều sử dụng giá cố định, ít sử dụng giá di động, vì thế để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng…giữa các giá tài liệu nhất định phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi (phụ thuộc vào diện tích kho để bố trí khoảng cách giữa các giá nhưng ít nhất là 0,5m). Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
3. Ba là sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được quy định.
Tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp (cặp). Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
4. Bốn là đặt tên cho các giá đựng tài liệu.
Để thuận lợi cho việc tra tìm, trên mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.
5. Năm là thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ.
Như chúng ta đã biết, diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết. Vì vậy, cơ quan, tổ chức phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photo dấu đen, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.
Trên đây là một số nội dung tham khảo để bố trí, sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho một cách khoa học, thuận lợi nhất cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng.
