Chỉnh lý tài liệu - HT Chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số

Dịch vụ chỉnh lý tận dụng tối đa nguồn lực bảo vệ tài liệu – Một loại tài sản quốc gia

Trong những năm gần đây, các cơ quan, tổ chức đã và đang nghiêm túc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Vì vậy, công tác chỉnh lý tài liệu càng được quan tâm, chú trọng và đầu tư kinh phí để thực hiện; nhu cầu thuê ngoài các đơn vị để thực hiện chỉnh lý ngày càng cao.

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ – SỐ HÓA HT là công ty chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến xử lý tài liệu, bao gồm: chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, xử lý dữ liệu, tư vấn chuyển đổi số toàn diện… Với đội ngũ chuyên gia gần 20 năm kinh nghiệm, cùng nhân sự giàu kỹ năng, am hiểu tường tận quy trình và nghiệp vụ chỉnh lý, HT hiện đang là đối tác chiến lược cung cấp dịch vụ chỉnh lý bảo mật – chính xác – hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức trên cả nước.

Dịch vụ chỉnh lý tận dụng tối đa nguồn lực bảo vệ tài liệu - Một loại tài sản quốc gia

Chỉnh lý tài liệu là gì

Tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học

Tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập thành hồ sơ mới

Xây dựng các công cụ
tra cứu đối với tài liệu đã chỉnh lý

Xác định giá trị hồ sơ tài liệu

Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu

Tại sao nên chỉnh lý tài liệu ?

Tạo điều kiện tiếp cập tài liệu

Việc chỉnh sửa tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Nó giúp chúng ta sắp xếp, điều chỉnh và phân loại các dữ liệu, từ đó tạo ra giá trị hoàn chỉnh cho quá trình hoạt động của một tổ chức.

Thu thập thông tin chỉnh sửa quan trọng

Việc thu thập dữ liệu chỉnh sửa cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội tự chủ trong việc tìm kiếm và phân loại tài liệu. Điều này giúp các tổ chức theo dõi và nhận biết những tài liệu đã trở nên không còn hữu ích và cần phải loại bỏ.

Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả

Việc chỉnh sửa hồ sơ làm nền tảng cho việc nghiên cứu về quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức. Bằng cách này, các tài liệu chỉnh sửa đã được hoàn thiện và sẵn sàng để sử dụng một cách nhất quán

Tối ưu chi phí

Sau khi thực hiện chỉnh lý, cơ quan đơn vị không cần tốn quá nhiều chi phí liên quan đến việc bảo quản, vệ sinh lại tài liệu hay tổ chức tìm kiếm lại tài liệu

Tại sao nên chọn đồng hành cùng HT

Nhân sự giàu chuyên môn
trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu

Hệ thống quản lý chất lượng và bảo mật
thông tin nghiêm ngặt

Quy trình vận hành tối ưu,
triển khai nhanh chóng

Trang thiết bị hiện đại
phục vụ chỉnh lý

Quy trình chỉnh lý tài liệu

1. Chuẩn bị chỉnh lý

Nhận dạng và bóc tách các trường thông tin tự dộng

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m).
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

2. Thực hiện chỉnh lý

Tích hợp và chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống mới

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ
Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin.
Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin;
b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ.
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp).

3. Kết thúc chỉnh lý

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu.
Bước 19. Lập mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu;
b) Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ).
Bước 20. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại;
b) Viết thuyết minh tài liệu loại.
Bước 21. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông;
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

Đăng Ký Để Nhận Tư Vấn Miễn Phí ( Hỗ trợ 24/7)

Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm và tinh thần luôn học hỏi, tìm hiểu thị trường sâu sắc, HT luôn tư vấn những bộ giải pháp chuyển đổi số chuyên nghiệp trên nền tảng nắm vững nghiệp vụ dữ liệu. Chúng tôi luôn ý thức rằng: Chuyển đổi số chính là mảnh đất đai màu mỡ và dữ liệu chính là cây trồng chính cần phải canh tác trên đó – Dữ liệu chính là tài nguyên quốc gia

Đăng ký

Dịch vụ chỉnh lý tận dụng tối đa nguồn lực bảo vệ tài liệu – Một loại tài sản quốc gia

Dịch vụ chỉnh lý tận dụng tối đa nguồn lực bảo vệ tài liệu – Một loại tài sản quốc gia