Từ nhu cầu thực tế của công tác lưu trữ, quản lý, chỉnh lý tài liệu, các gói thầu chỉnh lý tài liệu đang được nhiều đơn vị đẩy mạnh triển khai trên cả nước. Chỉnh lý tài liệu là gói thầu dịch vụ phi tư vấn, cũng là lĩnh vực gặp nhiều thuận lợi khi tiến hành đấu thầu tập trung và đem lại hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn nhà nước.
Tạo môi trường cạnh tranh cho các nhà thầu
Theo chia sẻ của các nhà thầu cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu, trong năm 2015, các gói thầu liên tục được các chủ đầu tư thông báo mời thầu trên cả nước. Ngày 14/9/2015, tại Sở Giao thông vận tải TP.HCM, đơn vị này đã tổ chức mở thầu gói chỉnh lý tài liệu của Sở. Theo đánh giá của đại diện Văn phòng Sở Giao thông vận tải TP.HCM, gói thầu đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà thầu mua hồ sơ yêu cầu (HSYC) và nộp hồ sơ đề xuất (HSĐX). “Chúng tôi yên tâm khi đấu thầu và lựa chọn được nhà thầu đủ năng lực thực hiện các hạng mục của gói thầu. Khi tổ chức đấu thầu, chúng tôi nhận thấy, các nhà thầu cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu ngày càng chuyên nghiệp và tạo nên sự cạnh tranh gay gắt trong đấu thầu. Điều này phần nào giúp chủ đầu tư lựa chọn được nhà thầu có năng lực tốt nhất”, đại diện Văn phòng Sở Giao thông vận tải TP.HCM cho biết.
Theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được Nhà nước quan tâm, đầu tư hàng nghìn tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ huỷ hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo đó, tài liệu lưu trữ quốc gia đã phục vụ hiệu quả nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh, cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay đã được số hóa, chuyển giao phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc, phần mềm quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã quy định rõ trách nhiệm quản lý, lưu trữ và chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, ban ngành, địa phương nên các gói thầu chỉnh lý tài liệu sẽ ngày càng phổ biến hơn trong thời gian tới.
Theo chia sẻ của Công ty TNHH Khoa học – Công nghệ Lưu trữ Sài Gòn, đơn vị trúng thầu gói thầu Mua sắm tài sản và chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa Đồng Nai, hiện nay, các gói thầu chỉnh lý tài liệu ngày càng cạnh tranh do đội ngũ nhà thầu cung cấp dịch vụ này ngày càng đông đảo. “Chúng tôi vừa nghiệm thu xong gói thầu do Bệnh viện Đa khoa Đồng Nai tổ chức. Đây là một gói thầu có quy mô lớn trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu (quy mô hơn 2 tỷ đồng) nhưng hiện nay, các gói thầu phức tạp, khối lượng lớn càng thu hút được nhiều nhà thầu tham gia. Do đó, bản thân mỗi nhà thầu cần nỗ lực không ngừng để khẳng định năng lực, trình độ của mình thì mới có khả năng trúng thầu” – Giám đốc Công ty TNHH Khoa học – Công nghệ Lưu trữ Sài Gòn nhấn mạnh.
Thuận lợi khi triển khai đấu thầu tập trung
Theo chia sẻ của đại diện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, khung pháp lý hiện hành về đấu thầu đã tạo điều kiện thuận lợi để triển khai đấu thầu tập trung các gói thầu chỉnh lý tài liệu nhằm tăng hiệu quả, nâng chất lượng và góp phần tiết kiệm ngân sách. Lĩnh vực lưu trữ đã quy định rõ về niên hạn, về cách thức tổ chức lưu trữ. Do đó, từ góc độ nghiệp vụ lưu trữ cho thấy, việc đấu thầu tập trung các gói thầu chỉnh lý tài liệu sẽ được nhân rộng trong thời gian tới.
“Đối với các địa phương như tỉnh, quận, huyện thì Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ, Chi cục văn thư – Lưu trữ các địa phương hoàn toàn đủ chuyên môn để tiến hành đấu thầu tập trung. Còn đối với các đơn vị độc lập nhưng có lượng tài liệu lưu lớn như thuế, tài nguyên môi trường, bệnh viện, tòa án, viện kiểm sát… hoàn toàn có thể thuê tư vấn đấu thầu để tổ chức đấu thầu tập trung theo ngành vì lực lượng tư vấn trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu đang ngày càng phát triển cả về số lượng lẫn chất lượng”, đại diện Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV chia sẻ với phóng viên Báo Đấu thầu.
Thực tế, các gói thầu chỉnh lý tài liệu đã và đang được triển khai theo hình thức tập trung về một đầu mối khá phổ biến trên cả nước. Đơn cử như Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP.HCM đang có kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30/4/1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Theo Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP.HCM, quy mô, phạm vi dự án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30/4/1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố là rất lớn. Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP.HCM đánh giá, đây là một gói thầu tập trung có sức hấp dẫn lớn đối với nhà thầu. Dự án sẽ thu hút nguồn chất xám của các nhà thầu mạnh của cả nước trong lĩnh vực chỉnh lý tài liệu, đồng thời góp phần tạo ra một nguồn công việc phong phú cho những người công tác trong lĩnh vực này.
Tại Hà Tĩnh, Chi cục Thuế thành phố Hà Tĩnh cũng đấu thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ cho Chi cục Thuế một loạt các huyện như: Đức Thọ, thị xã Hồng Lĩnh, Hương Khê, Nghi Xuân… Gói thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ do Cục Thuế tỉnh Tây Ninh cũng có phạm vi thực hiện cho toàn bộ các chi cục thuế trực thuộc. Tỉnh Vĩnh Phúc xây dựng hẳn Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn đọng các cơ quan, tổ chức của tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2015 – 2018 do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc là đầu mối tổ chức.
