Tổ chức bộ máy, công tác quản lý và hoạt động về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trước năm 2005 được tổ chức theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCBCP ngày 24/01/1998, Trung tâm Lưu trữ tỉnh vừa thực hiện chức năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh vừa quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh. Sau khi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành, Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh, quy định tổ chức Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và Trung tâm Lưu trữ tỉnh trở thành đơn vị sự nghiệp.
Tuy nhiên, sau đó, ngày 08/11/2005 Chính phủ ban hành Nghị định số 136/2005/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đã quy định: Phòng Hành chính-Tổ chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng này. Đến ngày 04/02/2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 13, 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Chức năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ được bổ sung cho ngành nội vụ.
Đến nay, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Trong đó, tại Ủy ban nhân dân các cấp: Cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện: Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện. Văn thư, Lưu trữ cấp xã: Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
Tổ chức bộ máy của ngành văn thư, lưu trữ tại thành phố Hồ Chí Minh: Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 56/2008/QĐ-UBND ngày 23/6/2008 về việc sáp nhập Ban Thi đua–Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Dân tộc vào Sở Nội vụ và bổ sung chức năng giúp Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức, quản lý về văn thư lưu trữ nhà nước cho Sở Nội vụ, Quyết định số 98/2008/QĐ-UBND ngày 31/12/2008 của Ủy ban nhân dân thành phố về chuyển Trung tâm Lưu trữ thành phố thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) về Sở Nội vụ thành phố quản lý; thành lập Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tại Quyết định số 202/QĐ-SNV ngày 02/3/2009 của Sở Nội vụ. Sau khi Ủy ban nhân dân thành phố bãi bỏ Quyết định số 2477/1999/QĐ-UB-NC ngày 29/4/1999 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc thành lập và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (tại Quyết định số 53/2009/QĐ-UBND ngày 14/7/2009), Sở Nội vụ đã xây dựng và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thành phố tại Quyết định số 1121/QĐ-SNV ngày 15/9/2009, ban hành Quy chế làm việc của Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ tại Quyết định số 1122/QĐ-SNV ngày 15/9/2009.
Tại quận-huyện, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND ngày 20/5/2008 về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận-huyện. Sau đó, Sở Nội vụ đã có Hướng dẫn số 441/HD-SNV ngày 27/5/2008 về thực hiện Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân quận-huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được bổ sung cho Phòng Nội vụ quận-huyện. Hướng dẫn số 1320/HD-SNV ngày 22/10/2009 của Sở Nội vụ về một số chức năng quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận, huyện.
Về nội dung quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư và lưu trữ được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn. Cụ thể:
– Quản lý Nhà nước về công tác văn thư tại Điều 27, Chương IV Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ: “Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư”.
– Quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tại Khoản 3, 4 Điều 23, Chương III Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia:
“Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện quản lý về lưu trữ trong phạm vi địa phương mình theo những nội dung sau: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển lưu trữ ở địa phương; Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương; Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; Trực tiếp thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của địa phương; Tổ chức sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu trữ.
Mỗi cơ quan, tổ chức phải có lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của mình. Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị”.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV có phần hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ của tổ chức văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện. Cụ thể:
Cấp tỉnh: “Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ quy định về văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
…thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh: Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ; Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định”.
Cấp huyện: “ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ; Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ”.
Việc kiện toàn hệ thống tổ chức bộ máy, cũng như hướng dẫn đầy đủ về chức năng nhiệm vụ của lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại địa phương theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV đây là cơ sở pháp lý để hình thành tổ chức bộ máy cũng như bước tiến của tổ chức bộ máy về văn thư, lưu trữ. Đây cũng là lần đầu tiên tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại địa phương có được vị trí pháp lý.
Bên cạnh một số kết quả đạt được, những điểm mới, công tác quản lý văn thư, lưu trữ gặp một số khó khăn nhất định. Đó là, nhân sự làm công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ thường xuyên thay đổi, vừa thiếu về số lượng vừa chưa được đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng tổ chức quản lý chuyên ngành. Chức năng quản lý văn thư, lưu trữ cụ thể tại quận-huyện, tuy đã được Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện nhưng do đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở quận-huyện còn thiếu và chưa được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ, nên việc tổ chức triển khai và thực hiện công tác quản lý văn thư, lưu trữ gặp nhiều khó khăn, lúng túng và kết quả công tác còn hạn chế.
Một số cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ, trong chỉ đạo điều hành chưa sâu sát, chặt chẽ. Cụ thể, nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông tin báo cáo chậm được thực hiện (phải đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần) thậm chí nhiều cơ quan, đơn vị không thực hiện. Công tác quản lý lưu trữ thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị đã buông lỏng, thiếu quan tâm trong công tác chỉ đạo nên hoạt động lưu trữ một số cơ quan, đơn vị chưa tổ chức thống nhất, chưa bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu riêng theo quy định. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, để tài liệu trong tình trạng chất đống, bó gói kéo dài trong nhiều năm chưa thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh, thậm chí một số hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng nặng. Việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu đôi khi chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu, điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị công nghệ thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức như: Công tác quản lý văn bản đi, đến chưa thực hiện chặt chẽ; tài liệu, văn bản đi, đến chậm được chuyển giao và xử lý giải quyết, chưa thực hiện việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, đơn vị. Công tác soạn thảo, kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản tại một số cơ quan, đơn vị còn một số điểm thực hiện chưa tốt, chưa phù hợp với quy định, cụ thể như: Về ký hiệu của văn bản; vị trí trình bày của số, trích yếu nội dung của công văn, địa danh, ngày tháng năm, vị trí trình bày kính gửi và một số sai sót khác.
Theo Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn có Lưu trữ quận-huyện. Tuy nhiên, đến nay chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể của bộ-ngành về việc thành lập tổ chức này. Hầu hết tài liệu lưu trữ, bảo quản manh mún tại từng cơ quan, đơn vị, chưa thống nhất tập trung theo mô hình lưu trữ cấp huyện, công tác xây dựng kho lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Riêng kho lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận-huyện, chủ yếu lưu trữ tài liệu của Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân quận-huyện. Do điều kiện cơ sở vật chất của kho lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân một số quận-huyện (đối với quận-huyện chưa xây kho lưu trữ tập trung) chưa thể thực hiện vai trò là lưu trữ cấp huyện để tiếp nhận nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Để phát huy những thuận lợi và khắc phục khó khăn nêu trên, Sở Nội vụ đã xây dựng dự thảo và trình Ủy ban nhân dân thành phố Chỉ thị tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố./.
(Ông Huỳnh Văn Phùng, Trưởng phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thành phố HCM,
Nguồn: www.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn)
