Căn cứ Nghị định Số 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ đấu thầu cần phải được lưu trữ một cách cẩn thận, chi tiết theo quy định của pháp luật. Pháp luật nước ta quy định về vấn đề này như sau:
Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu
1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các mục 2, 3 và 4 Phần này được nêu ở dưới đây.
2. Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn sau đây:
a) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn;
b) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn.
Trường hợp trong thời hạn quy định tại Điểm a và Điểm b mục này, nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.
3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Lưu trữ thông tin trong lựa chọn nhà đầu tư
1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà đầu tư được lưu giữ tối thiểu 03 năm sau khi kết thúc hợp đồng dự án, trừ hồ sơ quy định tại các mục 2, 3 và 4 Phần này được nêu ở dưới đây.
2. Hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của các nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà đầu tư không được lựa chọn. Trường hợp nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của nhà đầu tư không bị tiết lộ.
3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
4. Hồ sơ quyết toán hợp đồng dự án và các tài liệu liên quan đến nhà đầu tư trúng thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Nguồn: http://tuvanluatdoanhnghiep.info
