Với những người làm hành chính, nhân viên văn phòng, thì việc sắp xếp, lưu trữ, quản lý các hồ sơ tài liệu là công việc hết sức quan trọng và cần thiết. Vậy nên để có thể sắp xếp lưu trữ làm sao cho chúng được khoa học nhất là điều mà không phải ai ai cũng có thể biết và nắm rõ được. Sau đây sẽ là một vài mẹo quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu cho văn phòng giúp các bạn được nắm rõ hơn.
Một số lưu ý khi lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu
Bạn đừng cho rằng việc lưu hồ sơ là chỉ cần lưu dạng file trong máy tính hay chỉ cần để ở các ngăn chứa tủ đựng nhỏ là có thể được và tiết kiệm. Đó là sai lầm lớn mà nhiều người thường hay mắc phải, bạn nên sử dụng cho mình chiếc tủ lớn đựng sẽ tốt hơn rất nhiều.
ảnh kho lưu trữ
Nên khi bạn dùng tủ lớn để đựng bạn sử dụng những tủ có nhiều ngăn chứa, có nhiều ngăn như vậy sẽ phù hợp với nhiều kích thước, các loại hồ sơ khác nhau, cứ mỗi một ngăn chứa bạn sẽ dùng giấy dán ở bên ngoài để có thể phân chia hồ sơ theo từng loại khác nhau để giúp cho bạn có thể dễ dàng phân loại hồ sơ, dễ dàng trong việc tìm kiếm. Nếu như văn phòng làm việc của bạn nhỏ bạn có thể sử dụng tủ treo tường để tiết kiệm được không gian diện tích của văn phòng bạn hơn. Với loại tủ này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được diện tích không gian phòng làm việc của công ty bạn mà giá thành của chúng cũng sẽ không quá cao, và còn sẽ giúp cho bạn có thể giúp cho bạn lưu trữ hồ sơ được tốt hơn, dễ dàng hơn rất nhiều . Bạn cũng có thể sử dụng cho mình những mẫu giấy để ghi chú lại những để khi bạn lưu trữ hồ sơ tài liệu, các loại chứng từ giúp cho bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.
Khi lưu trữ hồ sơ tài liệu của mình bạn nên phân loại ra thành từng loại hồ sơ, chứng từ riêng biệt như vậy sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc quản lí cũng như hồ sơ của bạn sẽ không bị thất lạc, mất đi. Tiếp đó bạn cần nên sắp xếp hồ sơ một cách khoa học có như vậy mới có thể giúp cho bạn có thể tìm kiếm được nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian. Sắp xếp theo thời gian, theo đúng mẫu tự vần, theo tính chất. Lập ra danh mục các hồ sơ, bản liệt kê các hệ thống đơn vị, tạo ra các danh mục cụ thể, chính xác, luôn được cập nhật thường xuyên nhất. Và quan trọng hơn hết các hồ sơ phải được lưu trữ ở một vị trí nhất định để đến khi cần hay truy cập sẽ được nhanh hơn và dễ dàng hơn.
(Nguồn: http://www.luuhoso.com/meo-quan-ly-luu-tru-ho-so-tai-lieu-cho-van-phong.html).
