Như chúng ta đã biết, theo quy định, mỗi cơ quan, tổ chức phải ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động. Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng, trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy tiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…
Tuy nhiên, làm thế nào để xác định được thời hạn bảo quản đối với tất cả tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vẫn là vướng mắc của nhiều cơ quan, tổ chức. Do đó, người viết xin đưa ra một số nội dung liên quan đến việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu để các cơ quan, tổ chức tham khảo.
1. Một số khái niệm liên quan
– Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
– Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng thống kê có hệ thống các nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức, kèm theo thời hạn bảo quản.
– Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
2. Quy định về các mức thời hạn bảo quản tài liệu
Theo quy định tại Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2011/TT-BNV… thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm 02 mức như sau:
– Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề, sự kiện quan trọng… Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
– Tài liệu bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh các công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm, gồm các mức sau đây:
+ Từ 20 năm trở lên bao gồm các nhóm hồ sơ: giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp cơ sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng ký và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến …
+ Từ 10 đến 15 năm bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi …
+ Từ 5 năm trở xuống bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính sự vụ như: lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng; giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo …
Những hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được cơ quan xem xét, đánh giá lại giá trị của tài liệu để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra để tiêu hủy.
3. Cách xác định thời hạn bảo quản của tài liệu
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, có 02 cách chủ yếu để để các cơ quan, tổ chức xác định thời hạn bảo quản của tài liệu.
Thứ nhất, căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu được cơ quan cấp trên quy định. Đối với những hồ sơ, tài liệu đã được cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Trung ương cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương (gọi tắt là cơ quan quản lý) quy định thời hạn bảo quản, sẽ là căn cứ để các cơ quan, tổ chức xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu nhưng phải đảm bảo yêu cầu: Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không được thấp hơn mức quy định tại các văn bản của cơ quan quản lý.
– Khi xác định thời hạn bảo quản và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động như: Tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, nhân sự; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu về hành chính, quản trị công sở… các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu được quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
– Khi xác định thời hạn bảo quản và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong các lĩnh vực hoạt động, UBND cấp tỉnh và UBND cấp huyện cần căn cứ vào thời hạn bảo quản tài liệu được quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV.
– Đối với tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ hình thành trong hoạt động, các cơ quan, tổ chức cần căn cứ theo quy định của cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương. Ví dụ:
+ Các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cần căn cứ Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Ngân hàng để xác định thời hạn bảo quản và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu;
+ Hoặc các cơ quan, đơn vị thuộc ngành Tài nguyên và Môi trường cần căn cứ Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT ngày 28/5/2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường để xác định thời hạn bảo quản và xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
Thứ hai, căn cứ vào ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập tại mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức, vẫn còn những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản tại các văn bản của cơ quan quản lý. Và hiện nay, việc quy định thời hạn bảo quản cho những hồ sơ, tài liệu này chủ yếu dựa vào cảm tính của người trực tiếp giải quyết công việc hoặc của người làm lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Cách xác định thời hạn bảo quản tài liệu này chưa đúng với quy định về công tác lưu trữ.
Theo quy định, mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập một Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng thực hiện theo Điều 18, Luật Lưu trữ. Và một trong những nhiệm vụ của Hội đồng là “tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu”. Do đó, đối với những tài liệu chưa quy định thời hạn bảo quản tại cơ quan, tổ chức phải được đưa ra Hội đồng để thảo luận tập thể, kết luận theo đa số và trên cơ sở đề nghị của Hội đồng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu. Khi xác định thời hạn bảo quản, Hội đồng cần đảm bảo các nguyên tắc (như: Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu được xác định trên cơ sở phân tích và đánh giá toàn diện, đúng đắn mục đích hình thành, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu; Thời hạn bảo quản của từng hồ sơ được xác định trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ) và đáp ứng yêu cầu về mức thời hạn bảo quản (phải được xác định theo 02 mức: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn tính bằng số năm cụ thể (05 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…); không xác định “lâu dài” hoặc “tạm thời”). Hội đồng xác định giá trị tài liệu có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu được ban hành kèm theo các văn bản của cơ quan quản lý để xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.
