Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được quy định tại Điều 11, mục 1 Chương II của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia “…Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào thì phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó…”; công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử được quy định tại Điều 5, Điều 6 Chương II của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Khái niệm về Tài liệu văn thư, Lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử:
Tại khoản 4, 5, 6 Điều 2 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định:
“Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
“Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhập từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
“Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
Công việc thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu… Do vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không kém so với các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ. Do đó, hàng năm nhiệm vụ của người làm công tác lưu trữ là phải tổ chức thu thập những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ sung vào kho lưu trữ hiện đang bảo quản, cụ thể các công đoạn như: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu; phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu; tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Để hạn chế việc thất thoát tài liệu qua việc sáp nhập, giải thể, bổ sung, thay đổi chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức cũng như việc điều động, luân chuyển cán bộ, công chức do chưa thực hiện tốt quy định bàn giao hồ sơ, tài liệu, lưu trữ cơ quan, tổ chức cần có kế hoạch và biện pháp cụ thể để thu thập, bổ sung đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu và thực hiện các biện pháp để tổ chức giao nộp một cách chủ động, hợp lý và khoa học các tài liệu có giá trị cho các Phông, các kho lưu trữ bảo quản và sử dụng theo quy định chung. Bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lưu trữ quốc gia để phục vụ tốt cho nhu cầu của xã hội. Nguồn bổ sung tài liệu vào Lưu trữ hiện hành chủ yếu là tài liệu hành chính trong cơ quan, tổ chức và các đơn vị trực thuộc. Nguồn bổ sung tài liệu chính vào Lưu trữ lịch sử rất đa dạng và phong phú, đó là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội. Đây là nguồn bổ sung quan trọng nhất, có khối lượng lớn nhất và không ngừng tăng lên theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật. Ngoài các cơ quan, tổ chức đang hoạt động, nguồn tài liệu của các cơ quan, tổ chức bị sáp nhập, giải thể cũng rất quan trọng. Ở nước ta, trong quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước, nhiều cơ quan, tổ chức giải thể mà tài liệu vẫn còn phân tán chưa thu thập và bổ sung vào các kho lưu trữ nhà nước. Nguồn thứ hai cần bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử là tài liệu của chính quyền cũ để lại. Đây là loại tài liệu có nhiều ý nghĩa trên các phương diện. Nguồn bổ sung thứ ba là tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cá nhân nổi tiếng. Đây là loại tài liệu quan trọng không những nói lên sự sáng tạo và sự đóng góp của cá nhân đối với dân tộc mà còn cho chúng ta biết đặc điểm lịch sử dân tộc trong thời đại mà cá nhân đó sống. Tuy nhiên, hiện nay đa phần các cơ quan, tổ chức chưa quan tâm đầu tư đến việc xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng, nên công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hầu như không thể triển khai thực hiện được, đây là vấn đề mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cần phải quan tâm nhiều hơn./.
(Bài viết được trích lược từ giáo trình Lưu trữ ngắn hạn của Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung Ương,
Nguồn: www.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn).
