Công việc tiếp nhận sắp xếp, lưu trữ hồ sơ từ ngày này sang năm khác là một gánh nặng đối với những ai đang phải đảm nhiệm công việc này, sẽ là gánh nặng với thư ký hay bất kì một ai đang làm về nhân viên văn phòng. Vì vậy mà công việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, phân loại hồ sơ, sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ tài liệu là một việc làm cần thiết, rất là quan trọng. Không phải bất kì ai trong chúng ta cũng như những người trong công việc cũng đều làm tốt được. Để có thể sắp xếp được bạn nên tiến hành theo những cách mà luuhoso chúng tôi gửi đến cho bạn.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
Để có thể sắp xếp hồ sơ được khoa học nhất bạn đừng bao giờ cho hồ sơ đựng vào trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì nếu để như vậy bạn sẽ khó cũng như không thể nào quản lý được nhất là với số lượng hồ sơ lớn. Tốt hơn hết bạn nên chọn những loại tủ đựng hồ sơ có nhiều ngăn chứa, dùng những cá tủ có nhiều ngăn ở bên trên và có hộc tủ ở bên dưới, mỗi ngăn tủ sẽ có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ khác nhau.
Nếu như trong văn phòng làm việc của bạn có kích thước nhỏ bạn nên chọn dùng loại tủ đựng hồ sơ treo trên tường như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của căn phòng mình hơn và những loại hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giúp cho bạn giải quyết được số lượng lớn các hồ sơ tài liệu. Khi có tủ đựng hồ sơ thì chưa chắc như vậy bạn đã có thể lưu hồ sơ của mình tốt. Để có thể lưu trữ hồ sơ tốt bạn cần nên phân loại hồ sơ kĩ càng, dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ tủ riêng biệt, giúp cho bạn phân biệt được kĩ càng hơn.
Việc phân loại hồ sơ tài liệu khá là quan trọng nếu phân loại có hệ thống thì nó sẽ rất dễ dàng cho bạn trong việc kiểm tra, sắp xếp. Bạn hãy phân loại các hồ sơ, chứng từ, tài liệu theo chủ đề trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng chủ đề khác nhau như báo cáo, kế toán, quảng cáo, tiếp thị,… hay bạn có thể phân loại riêng ra theo từng cụm nhỏ của hồ sơ, chia theo nhóm, theo từng quý, thời hian khác nhau . Sắp xếp các hồ sơ một cách khoa học nhất, nên sắp xếp theo từng thời gian dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để có thể sắp xếp trước sau và bạn cũng cần nên phải ghi chú lại cho thật cẩn thận tránh bị nhầm lẫn và ghi chú như vậy bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm hơn, sắp xếp theo từng tính chất, từng loại hồ sơ.
(Nguồn: http://www.luuhoso.com/sap-xep-ho-so-mot-cach-khoa-hoc.html)
