Ngày 28/5/2013, Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường.
Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc ngành tài nguyên và môi trường, bao gồm: Các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện; bộ phận làm nhiệm vụ về tài nguyên và môi trường ở cấp xã; các cơ quan, tổ chức thuộc các bộ, ngành khác nhưng có nhiệm vụ bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường gọi chung là đơn vị).
Hồ sơ, tài liệu cần bảo quản là bản gốc, bản chính do đơn vị, tổ chức chủ trì hoặc do đơn vị có chức năng bảo quản, lưu trữ (nếu không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp).
Hồ sơ, tài liệu cần bảo quản được chia thành 02 nhóm chính:
– Hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn
– Hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn.
Thông tư quy định những hồ sơ, tài liệu về các lĩnh vực tài nguyên và môi trường không hủy, được bảo quản vĩnh viễn và không liệt kê trong quy định thời hạn bảo quản kèm theo Thông tư, bao gồm: Hồ sơ, tài liệu có tính lịch sử, thu thập trước năm 1945 đối với miền Bắc và trước năm 1975 đối với miền Nam; Hồ sơ, tài liệu thu thập vào bất kỳ thời điển nào liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền quốc gia vủa Việt Nam nằm sát biên giới giữa Việt Nam với các nước láng giềng, ở các đảo thuộc chủ quyền Việt Nam.
Có 07 nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường cần được bảo quản là:
– Nhóm 1. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đất đai
– Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài nguyên nước
– Nhóm 3. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực địa chất và khoáng sản
– Nhóm 4. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực môi trường
– Nhóm 5. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực khí tượng – thủy văn và biến đổi khí hậu
– Nhóm 6. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực đo đạc – bản đồ và viễn thám
– Nhóm 7. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực biển và hải đảo.
Thông tư ban hành thời hạn bảo quản cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành về tài nguyên môi trường như sau: Hồ sơ, tài liệu về giao đất, thu hồi đất, bồi thường hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất, cho thuê, cho thuê lại đất, bảo quản vĩnh viễn; bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản đồ phân hạng đất, bảo quản vĩnh viễn; bảng giá các loại đất, bảo quản 30 năm từ thời điểm phân loại đất; hồ sơ tài liệu về đăng ký bảo lãnh, thế chấp bằng quyền sử dụng đất, góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất, bảo quản 20 năm từ khi hết giao dịch; bản đồ chất lượng nước, bản đồ địa chất công trình, địa chất thủy văn… bảo quản vĩnh viễn; các phiếu điều tra, khảo sát các chương trình, dự án, bảo quản 05 năm kể từ khi kết thúc chương trình, dự án…
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/7/2013
