Khái niệm bảo quản hồ sơ 10 năm
Lưu hồ sơ là một công tác bảo quản mang tính lâu dài nhất trong các vấn đề về lưu trữ hiện nay.
Kho lưu trữ hồ sơ cao cấp
Thông thường thì hồ sơ có thời gian lưu trữ lâu gấp nhiều lần so với các loại lưu trữ hàng hóa khác. Và thời gian trung bình chúng ta thường gặp chính là lưu hồ sơ trong khoảng thời gian từ 1 năm cho đến 3 năm và công tác này vẫn được các công ty kinh doanh thực hiện mỗi ngày để lưu trữ các loại hồ sơ số liệu cho chính công ty của mình.
Tuy vậy vẫn có nhiều công ty thực hiện lưu trữ hồ sơ với tầm vóc và quy mô khá lớn đó chính là lưu các loại hồ sơ trên 10 năm.
Các loại hình hồ sơ nào cần lưu trữ lâu đến như vậy và làm thế nào để chúng ta có thể thực hiện lưu trữ hồ sơ thật lâu thì qua bài viết này chúng ta sẽ cùng chú ý đến vấn đề trên.
Các loại hồ sơ cần bảo quản trên 10 năm
Thông thường thì các loại hồ sơ có thời gian sử dụng và lưu trữ quá 10 năm đều là các loại chứng từ và hồ sơ có tầm quan trọng rất cao chẳng hạn như các loại hợp đồng dài hạn trên 10 năm. Các loại giấy tờ thông tin về công ty, nhân sự hay bảng báo cáo xuất nhập nhiều năm.
Và công tác lưu chứng từ cho các kho lưu này thì thường rất khó khăn vì trong vòng 10 năm đó chúng ta phải đảm bảo được rất nhiều yếu tố và sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu các yếu tố này.
Các tiêu chí của công tác lưu hồ sơ
Nhìn chung các yếu tố trong công tác lưu trữ các loại hồ sơ, số liệu trên 10 năm đều có mức độ cần quan tâm và tập trung khá lớn để nhằm vào mục đích chính là bảo quản và giữ gìn chúng cho đến khi chúng ta cần đến mà chúng vẫn nguyên vẹn như lúc mới và không bị hư hỏng hay thiệt hại.
Sau đây chúng ta sẽ cùng liệt kê ra các tiêu chí lớn để chúng ta có thể thực hiện công tác lưu hồ sơ của mình một cách chính xác nhất nhằm đảm bảo mục đích mà chúng ta đả nêu ra ở bên trên.
Tiêu chí về bảo quản
Về bảo quan. Chúng ta cần phải đảm bảo được sau thời gian 10 năm lưu trữ các loại hồ sơ vẫn còn nguyên vẹn. Phần chữ viết hay dấu đóng mộc còn tốt, nhìn rõ ràng không bị phai mờ. Chất liệu về giấy cũng phải còn hoàn hảo.
Kho hồ sơ chất lượng
Và từ đó ngay lúc in hồ sơ chúng ta cần phải xác định và chọn loại giấy in cũng như mực để in sao cho thật tốt và có thể đảm bảo được chất lượng cũng như độ bền trong suốt khoảng thời gian chúng ta thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ lưu trên.
Tiêu chí về sắp xếp thiết kế lưu trữ
Tiêu chí về thiết kế chính là tổng các tiêu chí cho kho lưu. Chúng ta cần thiết kế kho lưu trữ đảm bảo được các yếu tố sau:
Về môi trường thật chuẩn, không làm hư hại hay giảm chất lượng các loại hồ sơ lưu trong kho.
Về các loại trang bị như kệ lưu, các loại máy móc thiết bị hỗ trợ cũng cần được bạn đầu tư thật chính xác để giúp cho những vấn đề mà chúng ta đề cập trên được hỗ trợ một cách tốt nhất có thể.
Tiêu chí về đáp ứng
Về tính đáp ứng chính là cách mà bạn sắp xếp hồ sơ và quản lý sao cho thật hoàn hảo để bất cứ khi nào chúng ta cần đến các loại hồ sơ này, chúng ta đều có thể truy xuất chúng nhất nhanh chóng mà không mất thời gian tìm kiếm.
Và điều này rất quan trọng vì vậy bạn cần phải thực hiện một cách hoàn hảo bằng cách thuê một nhân viên quản lý kho lưu chuyên nghiệp để có thể giám sát bảo quản và sắp xếp hồ sơ lưu trong kho sao cho thật tốt.
Cách để lưu trữ hồ sơ tốt nhất qua 10 năm
Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể có đủ nguồn vồn và chi phí đầu tư về nhân lực cho các bộ phận quản lý này.
Từ đó tìm đến các công ty dịch vụ cho thuê kho lưu chính là một trong những hình thức tốt nhất chúng ta có thể thực hiện.
Sử dụng dịch vụ
Sử dụng dịch vụ trọn gói chính là hình thức đầu tiên. Khi mà công ty cung cấp dịch vụ sẽ đảm nhiệm hoàn toàn trong trách cung cấp kho lưu và nguồn nhân lực bảo quản, truy xuất hồ sơ.
Nhiệm vụ của bạn là chỉ cần giao hồ sơ cho họ và họ sẽ truy xuất và giao ngược lại cho chúng ta những loại hồ sơ mà chúng ta cần bất cứ lúc nào.
Thuê kho lưu tốt
Nếu như bạn đã có nhân lực riêng thì chúng ta chỉ cần thuê kho lưu. Dịch vụ này rẻ hơn dịch vụ trọn gói ở trên vì họ chỉ đơn thuần cung cấp cho bạn một kho lưu trống đã được tối ưu theo mục đích lưu trữ của mình. Nhiệm vụ phân phối và quản lý hồ sơ sẽ do bạn thực hiện và bản chỉ cần trả tiền thuê kho hàng tháng.
(Nguồn: http://www.luuhoso.com/tieu-chi-trong-bao-quan-ho-tren-10-nam.html).
