Theo Từ điển giải nghĩa thư viện học và thông tin học Anh – Việt của Hội Thư viện Hoa Kỳ – ALA, “Lưu trữ thông tin là tiến trình nhập các dữ liệu vào hồ sơ để tàng trữ tạm thời hoặc vô hạn và sau này có thể truy nhập và sử dụng chúng”.
Lưu trữ thông tin là một khâu công tác quan trọng, không thể thiếu được trong các thư viện và cơ quan thông tin. Nhờ có lưu trữ thông tin, các thư viện và cơ quan thông tin có thể tạo lập nên các phương tiện kiểm soát thư mục, tạo ra các điểm truy cập và định hướng cho người đọc và người dùng tin trong việc tra cứu sử dụng vốn tài liệu và thông tin một cách dễ dàng thuận lợi.
Lưu trữ thông tin góp phần tạo lập nên bộ máy tra cứu thông tin thư viện, trên cơ sở đó giúp cho thư viện có thể hoạt động tốt và phục vụ các nhu cầu tra cứu khác nhau của người đọc và người dùng tin.
* Đối với cán bộ thư viện
Lưu trữ thông tin giúp cho người cán bộ thư viện có thể thực hiện được nhiều khâu công việc trong thư viện và cơ quan thông tin. Điều đó thể hiện trên các bình diện như: nhờ có lưu trữ thông tin mà người cán bộ thư viện có thể kiểm soát được vốn tài liệu và nguồn lực thông tin mà thư viện có. Người cán bộ thư viện dù có trí nhớ tốt và mẫn cán đến đâu cũng không thể nhớ được toàn bộ các tài liệu có trong vốn tài liệu của thư viện với những đặc điểm cụ thể về nội dung, hình thức và nơi lưu giữ chúng. Vì thế, nếu chúng ta không tiến hành tổ chức công tác lưu trữ thông tin, cán bộ thư viện rất khó khăn trong việc nắm bắt và kiểm soát được vốn tài liệu của thư viện mình.
Ngoài ra, lưu trữ thông tin còn giúp cho người cán bộ thư viện có thể có được công cụ, các điểm truy cập để khai thác, tra cứu thông tin, phục vụ các câu hỏi và các yêu cầu tin khác nhau của người đọc và người dùng tin một cách dễ dàng, thuận lợi.
Bên cạnh đó, lưu trữ thông tin còn là cơ sở giúp cho người cán bộ thư viện có thể định hướng trong công tác bổ sung, tổ chức triển lãm, trưng bày giới thiệu sách, biên soạn các bản thư mục…
* Đối với người đọc
Đối với người đọc, lưu trữ thông tin cung cấp những phương tiện hết sức quan trọng phục vụ cho việc tra cứu, tìm tin.
Các thư viện và cơ quan thông tin không thể triển khai việc phục vụ cho người đọc và người dùng tin nếu không xây dựng được bộ máy tra cứu. Vai trò của lưu trữ thông tin đối với người đọc được thể hiện trên nhiều bình diện khác nhau.
Nhờ có lưu trữ thông tin, thông qua các lại mục lục và CSDL. Thư viện và cơ quan thông tin có thể giúp cho người đọc và người dùng tin có khả năng nắm bắt được các đặc trưng của vốn tài liệu, nhận biết được những thông tin cụ thể về tài liệu. Đặc biệt, đối với các thư viện tổ chức kho đóng, người đọc không được trực tiếp tiếp cận tới giá sách, lưu trữ thông tin đã cung cấp cho người đọc và người dùng tin những tấm gương phản ánh vốn tài liệu . Từ đó người đọc và người dùng tin có thể hình dung về thành phần của vốn tài liệu mà thư viện và cơ quan thông tin hiện có.
Thông qua việc tạo lập các hệ thống mục lục, CSDL, lưu trữ thông tin tạo điều kiện cho người đọc và người dùng tin có thể tra tìm tài liệu và thông tin theo yêu cầu với nhiều dấu hiệu khác nhau như: Tên tác giả, nhan đề tài liệu, chủ đề, lĩnh vực, môn ngành tri thức hoặc một số yếu tố hình thức khác như: thời gian xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, ngôn ngữ xuất bản, loại hình tài liệu…
Bên cạnh đó, lưu trữ thông tin còn góp phần định hướng giúp cho người đọc đọc sách và sử dụng thư viện một cách có hiệu quả.
