Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. 

1. Cơ sở thực hiện

Thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.

2. Tác dụng của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu cho một văn phòng điện tử.

- Giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng.

- Giảm tải không gian lưu trữ và chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số.

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.

- Chia sẻ thông tin nhanh chóng.

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

3. Các hình thức thực hiện số hóa tài liệu

- Số hóa tài liệu tại địa điểm chủ đầu tư yêu cầu

- Số hóa tài liệu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

4. Quy trình số hóa tài liệu

Bước 1:  Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

+ Nhận tài liệu

+ Bóc tách tài liệu

+ Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt

Bước 3. Thực hiện số hóa

+ Nhận tài liệu

+ Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện

+ Thực hiện số hóa và lưu ảnh

Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ

Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa dạt yêu cầu (nếu có)

Bước 6. Loại bỏ các files ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và dặt tên files ảnh

Bước 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;

+ Giao nhận, kiểm tra giữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản

Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hóa phông/khối tài liệu

 

 

 

5. Liên hệ

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Trụ sở: Số nhà 56A, tổ 50, cụm 8, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Phòng 403, nhà N07-B2, khu đô thị Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04 6293 3388 - Hotline: 0983 711 800

Email: htsh.jsc@gmail.com - Website: htjsc.com.vn