Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có làm tốt trách nhiệm hay không, trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để làm được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình.
Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc. 

2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:
– Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về những công việc quan trọng.
– Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
– Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
– Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
– Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
– Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
– Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội

4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
4.5. Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước…

(Nguồn: www.quanlyvanthu.vn)