Bất cập trong công tác số hóa tài liệu của doanh nghiệp

Hiện nay, bên cạnh việc lưu trữ tài liệu theo cách thông thường thì số hóa tài liệu cũng là phương thức để lưu trữ tại các doanh nghiệp. Nhưng dưới góc độ pháp luật và thực tiễn áp dụng lại cho thấy các quy định về số hóa tài liệu đã bộc lộ sự bất cập, chồng chéo, mâu thuẫn nhau...

Số hóa tài liệu - hiểu như thế nào?

Tài liệu trong quá trình thành lập và hoạt động của Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, giấy phép thành lập, giấy chứng nhận sở hữu tài sản, hồ sơ tài chính, Hợp đồng lao động... cần phải được lưu trữ và bảo quản để phục vụ cho chính sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp, góp phần mang lại lợi ích cho cả xã hội. Theo Luật lưu trữ 2011, Doanh nghiệp là một trong những đối tượng điều chỉnh của Luật, điều đó có nghĩa các tài liệu mà pháp luật quy định Doanh nghiệp phải lưu trữ cần phải được lưu và bảo quản theo đúng quy định. Tuy nhiên thực tế cho thấy sự bất cập khiến Doanh nghiệp “rối như tơ vò” khi thực hiện số hóa tài liệu.

Theo Luật lưu trữ, “số hóa tài liệu” được nhắc đến tại Điều 13 như sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Tuy nhiên, theo Luật lưu trữ và hệ thống các văn bản pháp luật về lưu trữ hiện hành, “số hóa tài liệu” là cụm từ được nhắc đến nhưng không có khái niệm.

Theo quy định đã viện dẫn trên đây, có thể hiểu rằng số hóa tài liệu là “quá trình chuyển các dạng tài liệu truyền thống như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác... sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được”. Như vậy, để số hóa tài liệu thì không thể thiếu phương tiện điện tử và tài liệu sau khi số hóa sẽ trở thành thông điệp dữ liệu và được xác định là “tài liệu lưu trữ điện tử”.

Doanh nghiệp cũng lưu ý rằng, không phải tất cả các tài liệu đều phải được lưu trữ mà chỉ có những tài liệu “có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. Việc xác định những tài liệu nào phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ bao lâu sẽ do văn bản luật chuyên ngành quy định,ví dụ: Luật kế toán sẽ quy định về thời hạn lưu trữ của các hồ sơ về kế toán, Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức… Khi xác định được tài liệu nào thuộc diện phải lưu trữ thì Doanh nghiệp có thể số hóa tài liệu đó để lưu trữ điện tử nhằm giảm chi phí quản lý, giảm không gian lưu trữ và dễ dàng trích xuất, sử dụng tài liệu khi cần.

“Rối” sau khi số hóa tài liệu

Một vấn đề pháp lý được các Doanh nghiệp đặt ra: Các loại tài liệu sau khi đã được số hóa thì có hủy được không bởi vì chi phí và công sức lưu trữ tài liệu theo cách thông thường rất tốn kém và bất tiện?

Về vấn đề này, Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CPcủa Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa”.

Hiện nay, Luật lưu trữ quy định tài liệu được bảo quản ở hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn dưới 70 năm. Như vậy, quy định trên có thể được hiểu rộng ra như sau: Đối với tài liệu lưu trữ bảo quản có thời hạn (dưới 70 năm), nếu được số hóa thì có thể hủy được bản gốc theo quy định của pháp luật sau khi đã thực hiện xong việc số hóa.Khoản 2 Điều 3 Nghị định này cũng quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc”

Tuy nhiên, vấn đề dường như không đơn giản như thế, theo Luật lưu trữ thì “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa” (Điều 13, Khoản 3), “không có giá trị thay thế” đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp không thể hủy tài liệu sau khi đã được số hóa cho dù đó là tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hay dưới 70 năm.

Vì lẽ đó nên tại Điều 17, Khoản 3 Luật lưu trữ cũng không xác định tài liệu sau khi đã được số hóa là dạng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy: “Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử”. Rõ ràng quy định trên có sự mâu thuẫn, chồng chéo với Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật, các Doanh nghiệp thì hoang mang vì không biết nên làm thế nào cho phù hợp.

Xét dưới góc độ hợp lý và tính phù hợp với thực tiễn, quy định hiện hành của Luật lưu trữ về số hóa tài liệu rõ ràng thể hiện sự bất cập, bởi lẽ Luật đã cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu nhưng lại không cho phép hủy tài liệu sau khi đã được số hóa đã mặc nhiên “vô hiệu hóa” những những lợi ích của việc số hóa tài liệu, đồng thời tăng thêm gánh nặng cho Doanh nghiệp khi phải lưu trữ cả hai dạng tài liệu. Mặt khác, còn mâu thuẫn với Luật giao địch điện tử 2005 về về giá trị của thông điệp dữ liệu (Luật này quy định rằng, thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản, không bị phủ nhận giá trị pháp lý và có giá trị như bản gốc), đồng thời, cũng ”đá” luôn chính Nghị định hướng dẫn của mình.

Trong thời đại bùng nổ công nghệ số, mảng số hóa tài liệu vốn phải được coi trọng và cần phải được ưu tiên quy định chi tiết, cụ thể với nhiều điều luật rõ ràng hơn thì Luật lưu trữ chưa làm được điều này. Càng bất cập hơn khi đặt trong bối cảnh thể giới đang bước vào thời kỳ công nghệ, nơi mà phương tiện điện tử và các thông điệp dữ liệu đang dần thay thế cho mô hình lưu trữ truyền thống vốn chứa đựng nhiều bất cập và rủi ro. Thiết nghĩ, Luật lưu trữ 2011 cần phải sớm được Quốc Hội sửa đổi cho phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho hoạt động của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo các tài liệu vẫn được lưu trữ và bảo quản đầy đủ.

(Nguồn: www.doanhnhan.vn

Luật sư Nguyễn Duy Tiền

Văn phòng Luật sư Lê Nguyễn - Chi nhánh Đà Nẵng)