Tìm hiểu quy trình nâng cấp kho lưu

Tại sao phải nâng cấp kho lưu

Trong quá trình vận hành lưu kho hồ sơ chúng ta thường có rất nhiều vấn đề cần phải quan tâm. Một trong những vấn đề không sớm thì muộn chúng ta cũng cần phải tính tới đó chính là vấn đề về nâng cấp kho lưu.

Kho lưu trữ cao cấp, chất lượng

Chúng ta cần thực hiện việc nâng cấp kho lưu khi các điều kiện tiêu chuẩn về lưu trữ của chúng đã không còn đủ để phục vụ cho công tác lưu trữ của chúng ta như sắp tới giới hạn về sức chưa hay môi trường kho lưu đã bị xuống cấp.

Nói chung khi kho lưu bắt đầu xuất hiện các tình trạng xuống cấp là lúc chúng ta cần nhanh chóng nâng cấp cho kho lưu để có thể tránh được tối đa tình trạng ảnh hưởng đến các loại hàng lưu trữ bên trong như hồ so trong lưu kho hồ sơ hay các loại sản phẩm, linh kiện, nguyên liệu trong các loại kho lưu trữ khác nhau.

Nâng cấp kho lưu bao gồm những việc làm nào

Vậy thi nâng cấp cho kho lưu hồ sơ chúng ta sẽ cần nâng cấp những gì?

Tùy thuộc vào tình trạng xuống cấp của kho lưu trữ mà chúng ta sẽ thực hiện nâng cấp kho lưu để cho chúng đạt lại hoặc vươt hơn những tiêu chuẩn của kho lưu trước đây.

Sau đây là ba tiêu chí mà chúng ta cần nâng cấp cho kho chứa của chúng ta và chúng sẽ tùy thuộc vào từng mức độ khác nhau để chúng ta có thể thực hiện nâng cấp kho lưu cho từng trường hợp và chúng ta phải thực hiện thật sớm trước khi những vấn đề đó làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại vật phẩm đang được ưu trữ trong kho lưu của chúng ta.

Nâng cấp diện tích, sức chứa

Điều đầu tiên thường gặp chính là nâng cấp về sức chứa cho kho lưu.

Sau quá trình lưu kho lâu dài, số lượng đồ vật hay sồ sơ cần lưu trữ ngày càng nhiều hơn, và khi chúng ta kiểm tra thấy rằng không gian chứa của kho lưu ngày càng kém đi, sắp tới sẽ đạt giới hạn mà chúng ta gọi là tràn kho thì chúng ta cần thực hiện các hình thức nâng cấp ngay sức chứa.

Có hai phương pháp theo dạng đầu tư khác nhau đó chính là xây dựng thêm kho lưu trữ mới hoặc dùng các hình thức nâng cấp sức chứa.

Về việc xây dựng kho lưu mới có lẽ chúng ta không có gì để nói. Tuy nhiên nó tốn kém kinh phí rất nhiều từ đó mà chúng ta thường sử dụng các hình thức nâng cấp sức chứa cho kho lưu như xây thêm tầng hay kiến trúc tầng hầm để cho kho lưu có thể lưu trữ sao cho tốt hơn và thực hiện một cách hoàn hảo hơn.

Nâng cấp hệ thống kệ chứa 

Và các loại kệ chứa cũng vậy. Nhất là các loại kệ sắt được sơn thì lâu ngày chúng sẽ bị rỉ sét hoặc hư hỏng.

Và chúng ta khi thấy tình trạng này chúng ta cần phải đầu tư ngay cho mình các loại kệ khác chắn chắn hơn, tốt hơn có thể chịu được lực cao hơn để giúp cho chúng ta có thể nâng cấp được không gian đầu tư theo xu hướng tốt hơn.

Ngày nay các loại kệ chứa trong kho lưu ngày càng có nhiều hình thức đa dạng cũng như chất lượng ngày càng hoàn thiện. Tại sao chúng ta không thực hiện nâng cấp các loại kệ này để giúp cho khả năng lưu kho của chúng ta ngày càng tốt và hoàn thiện đem lại cho chúng ta những hình thức cải tiến, nâng cấp kho lưu chất lượng tốt hơn.

Nâng cấp thiết bị

Và về yếu tố môi trường trong kho lưu, thiết bị lưu kho chính là một trong những hình thức hoàn thiện nhất giúp cho chúng ta giữ được những môi trường thực hiện hoàn hảo nhất.

Các loại thiết bị máy móc đảm nhiệm việc duy trì môi trường cho hệ thống lưu kho cũng rất quan trọng. Trong một khoảng thời gian dài hoạt động. Chúng rất nhanh chóng bị yếu đi hoặc hư hỏng và trước khi xuất hiện những hình thức đó chúng ta cần phải có những hình thức bảo trì, nâng cấp hoặc thay thế kịp thời trước khi chúng làm ảnh hưởng đến điều kiện lưu trữ trong kho lưu.

Nâng cấp kho lưu có qua tốn kém không

Thường thì nâng cấp kho lưu đúng theo từng tiêu chí sẽ tốn kém của chúng ta một ít kinh phí tuy nhiên điều này hoàn toàn hợp lý để chúng ta có thể duy trì những điều kiện tốt nhất cho chúng ta trong quá trình thực hiện việc vận hành kho lưu trữ.

Và nếu như bạn tiếc tiền mà không nâng cấp sơn thì nguy cơ hư hỏng các loại đồ vật lưu trữ trong kho sẽ rất cao và thiệt hại mà bạn phải chịu có lúc sẽ còn lớn hơn rất nhiều nhất là đối với những công ty kinh doanh dịch vụ lưu hồ sơ ngày nay.

Những dạng kho lưu cần thường xuyên kiểm tra và nâng cấp

Có rất nhiều loại kho lưu mà chúng ta cần thường xuyên thực hiện các công tác kiểm tra và thẩm định để nâng cấp bảo dưỡng.

Một trong những kho lưu tiêu biểu chính là kho lưu hồ sơ, linh kiện hay nguyên liệu thực phẩm, các kho lưu mà chỉ cần có một tiêu chí không chuẩn là đã có thể ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của các loại vật dụng được lưu bên trong và chúng ta cần hết sức chú ý.

(Nguồn: http://www.luuhoso.com/tim-hieu-quy-trinh-nang-cap-kho-luu.html).