Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ...P2

V. TỔNG KẾT CHỈNH LÝ

Sau khi tiến hành chỉnh lý tài liệu cần phải làm công việc tổng kết chỉnh lý để rút kinh nghiệm cho những lần chỉnh lý sau.

1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

Để rút kinh nghiệm và đưa ra những bài học cho các đợt chỉnh lý sau cần tiến hành kiểm tra kết quả chính lý.

1.1 Căn cứ để kiểm tra

Để kiểm tra kết quả chính lý cần căn cứ vào:

- Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý: có thể chỉnh lý để tổ chức khoa học tài liệu phục vụ công tác tra tìm, có thể chỉnh lý nhằm xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu và loại huỷ những tài liệu hết giá trị để tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị… Như vậy, dựa vào mục đích ban đầu của đợt chỉnh lý đưa ra đối chiếu với kết quả đạt được để xem xét và đánh giá.

- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành: Dựa vào các văn bản hướng dẫn chỉnh lý như hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu… xem có những sai sót xảy ra trong quá trình chỉnh lý không, công tác phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu có được thống nhất giữa các nhóm trong phông.

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu: Dựa vào báo cáo kết quả khảo sát tài liệu trước khi tiến hành chỉnh lý để xem số lượng tài liệu trước và sau khi chỉnh lý, những thành phần tài liệu phát sinh cần giải quyết trong quá trình chỉnh lý, từ đó có những đánh giá đúng về nhân lực, vật lực của đợt chỉnh lý.

- Hợp đồng chỉnh lý nếu có: Trong trường hợp cơ quan không đủ nhân lực cho đợt chỉnh lý, có thể tiến hành ký hợp đồng chỉnh lý với cơ quan lưu trữ chuyên môn. Sau khi hoàn thành các công đoạn của quá trình chỉnh lý cơ quan có tài liệu cần đứng ra nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Dựa vào hợp đồng chỉnh lý có thể kiểm tra được số lượng tài liệu, ngày công chỉnh lý và kinh phí cho đợt chỉnh lý.

- Biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý: Để kiểm tra số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trước và sau khi chỉnh lý.

- Kế hoạch chỉnh lý: Căn cứ vào bản kế hoạch chỉnh lý để kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của đợt chỉnh lý, đồng thời cũng có thể kiểm tra được khối lượng công việc phát sinh cần xử lý trong quá trình chỉnh lý.

1.2 Nội dung kiểm tra

- Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

- Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

1.3 Làm biên bản kiểm tra, nghiệm thu quá trình chỉnh lý

Sau khi kiểm tra nếu thấy kết quả chỉnh lý đạt yêu cầu, mục đích mà đợt chỉnh lý đưa ra, đảm bảo về chất lượng các hồ sơ tài liệu và phân loại, sắp xếp tài liệu trong phông một cách khoa học đồng thời công tác xác định giá trị tài liệu cũng thực hiện nghiêm túc, hiệu quả thì có thể tiến hành làm biên bản kiểm tra ghi rõ kết luận của đoàn kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lý.

Trong trường hợp kết quả kiểm tra chưa thực sự đáp ứng mục đích và yêu cầu của đợt chỉnh lý đưa ra thì đoàn kiểm tra vẫn phải làm biên bản chỉ rõ những điểm chưa phù hợp và đề nghị cán bộ chịu trách nhiệm chính của đợt chỉnh lý chỉnh sửa theo đúng yêu cầu và mục đích của đợt chỉnh lý. Chưa làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lý.

2. Hoàn thiện hồ sơ, bàn giao tài liệu sau chỉnh lý

2.1 Bàn giao tài liệu

Sau khi tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nghiệm thu quá trình chỉnh lý, cần làm thủ tục bàn giao tài liệu

- Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ;

- Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loại;

- Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông cũng được bàn giao theo danh mục.

2.2 Lập biên bản giao nhận tài liệu

Biên bản giao nhận tài liệu cần nêu rõ:

- Số lượng tài liệu nhận được (theo biên bản giao nhận tài liệu trước khi tiến hành chỉnh lý);

- Số lượng tài liệu bổ sung trong đợt chỉnh lý (nếu có);

- Số lượng tài liệu sau khi chỉnh lý: số mét giá, số hộp, cặp, hồ sơ, đơn vị bảo quản…

Biên bản giao nhận tài liệu được lập theo mẫu đính kèm (biểu số 1).

2.3 Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá

Tài liệu sau khi bàn giao sẽ được vận chuyển về kho bảo quản và sắp xếp lên giá tủ theo đúng quy định của nhà nước về công tác bảo quản tài liệu.

3. Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý

Báo cáo chỉnh lý cần căn cứ vào hồ sơ của đợt chỉnh lý và thực tế những công việc thực hiện trong suốt quá trình chỉnh lý. Báo cáo chỉnh lý cần phản ánh chân thực, chính xác diễn biến của đợt chỉnh lý và những kết quả đạt được.

Báo cáo chỉnh lý cần phản ánh những nội dung cơ bản sau:

3.1 Những kết quả đạt được

- Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý;

- Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:

+ Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời hoặc bảo quản có thời hạn nhất định, quy ra mét giá.

+ Số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ: bó, gói, tập… quy ra mét giá;

+ Số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung vào phông khác;

+ Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.

3.2 Nhận xét, đánh giá

Báo cáo cần có những nhận xét đánh giá khách quan về đợt chỉnh lý, cụ thể là những vấn đề sau:

- Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

- Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý;

- Những công việc cần làm tiếp sau đợt chỉnh lý;

- Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

3.3 Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ của đợt chỉnh lý

Hồ sơ chỉnh lý để bàn giao gồm:

- Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý;

- Kế hoạch chỉnh lý;

- Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có);

- Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;

- Biên bản kiểm tra kết quả chỉnh lý;

- Biên bản nghiệm thu quá trình chỉnh lý;

- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

- Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.

Hồ sơ chỉnh lý cần được lưu trữ tại cơ quan bảo quản tài liệu đã được chỉnh lý.

Chỉnh lý tài liệu là một công đoạn tổng hợp nhiều nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ đòi hỏi các đợt chỉnh lý phải được tổ chức một cách khoa học có cán bộ đủ trình độ chuyên môn đứng ra phụ trách.

 

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu?

2. Trình bày các bước chuẩn bị chỉnh lý tài liệu?

3. Trình bày các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu?

4. Trình bày cách thức và nội dung biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ?

5. Những căn cứ và nội dung của kiểm tra kết quả chỉnh lý?

6. Nội dung và kết cấu của báo cáo tổng kết chỉnh lý?

7. Nhiệm vụ của người cán bộ lưu trữ trong việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan?

 

THỰC HÀNH

I. Vận dụng lý thuyết vào thực tế

1. Vận dụng lý thuyết đã học trong việc chỉnh lý một phông lưu trữ hoặc một khối tài liệu cụ thể.

2. Hướng dẫn học sinh cách lập hồ sơ và chỉnh sửa hồ sơ trên tài liệu thực tế đã sưu tầm được.

3. Hướng dẫn học sinh lập kế hoạch chỉnh lý;

4. Thực hành biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ:

- Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông;

- Hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ;

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

5. Thực hành làm mục lục hồ sơ (theo văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

6. Thực hành viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.

7. Thực hành biên soạn phiếu tin.

II. Phần xử lý tình huống

1. Cách thức xây dựng kế hoạch chỉnh lý và thuyết minh kế hoạch trước lãnh đạo cơ quan, có phần xin kinh phí.

2. Dự kiến những tình huống phát sinh trong quá trình chỉnh lý và đề xuất các phương án giải quyết:

- Trong việc xây dựng kế hoạch với việc thực hiện kế hoạch chỉnh lý;

- Trong việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có phần không phù hợp với thực tế tài liệu;

- Trong việc phát sinh những tài liệu có giá trị nhưng không thuộc phông đang chỉnh lý;

- Trong việc ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu trái ngược nhau;

- Trong việc xảy ra sự cố về mất mát tài liệu hoặc các trang thiết bị trong quá trình chỉnh lý…

3. Xử lý tình huống khi kết luận của đoàn thanh tra: đợt chỉnh lý chưa đạt yêu cầu và mục đích đề ra.