Phân loại tài liệu trong lưu trữ (phần 1)

I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC LOẠI PHÔNG LƯU TRỮ
Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau.

Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ…
Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ.
 

1. Phông lưu trữ quốc gia 

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001: “Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó”.
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm hai phông lớn Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”.
“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ”…
Ở nhiều nước trên thế giới Phông Lưu trữ Quốc gia được định nghĩa thống nhất và trong thực tế cũng được quản lý thống nhất. Ở nước ta công tác lưu trữ cũng được tổ chức theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong thực tế Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia làm hai phông lớn và chịu sự quản lý của hai hệ thống cơ quan khác nhau dưới sự quản lý thống nhất của nhà nước. 
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do hệ thống các cơ quan Đảng quản lý thống nhất về tài liệu lưu trữ và chỉ đạo thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng; còn Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ quản lý. Cả hai Phông lưu trữ Đảng và phông Lưu trữ nhà nước đều chịu sự quản lý thống nhất của hệ thống luật pháp về công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của Chính phủ.
Thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đã được làm rõ trong bài Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
 

2. Phông lưu trữ cơ quan

Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hình thành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó.
Phông lưu trữ cơ quan là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức chính trị, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội hoặc một đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
Thời gian của một Phông lưu trữ cơ quan được tính bắt đầu từ khi cơ quan, tổ chức đó thành lập đến khi cơ quan, tổ chức đó ngừng hoạt động hoặc giải thể.
Phông lưu trữ cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phông lưu trữ, tức là ngoài yếu tố của một phông lưu trữ. 
Vì vậy, một cơ quan, tổ chức muốn thành lập một phông lưu trữ cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Cơ quan tổ chức đó phải hoạt động độc lập: tức là có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động, có tài khoản riêng, có biên chế riêng, có văn thư và con dấu riêng (có tư cách pháp nhân).
- Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó.

3. Phông lưu trữ cá nhân
 

Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân. 
Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúc khi người đó qua đời. (Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kết thúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cá nhân khác viết về người đó).
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quá trình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cá nhân khác viết về người đó. Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhau như: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thể loại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với các loại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linh hoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu. Người ta thường căn cứ vào tính chất hoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phân loại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt (vấn đề này sẽ được trình bày kỹ ở phần sau).
 

4. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ

Phông lưu trữ gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ cũng có những đặc trưng khác biệt với phông lưu trữ cơ quan hay phông lưu trữ cá nhân. Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ. Vì vậy, thành phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là rất khó khăn và phức tạp.
5. Sưu tập tài liệu lưu trữ
Sưu tập tài liệu là nhóm tài liệu được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo chủ đề nhất định dựa trên đặc trưng nội dung, vấn đề, thời gian, tác giả hoặc vật liệu, kỹ thuật chế tác ra tài liệu. Đây là khối tài liệu thường có số lượng ít, chưa có đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu trữ. Khối tài liệu này lại không đủ điều kiện thoả mãn là thành phần của một phông lưu trữ cơ quan hay một phông lưu trữ cá nhân bất kỳ. Vì vậy, người ta thu thập, sưu tầm và để thành một khối riêng biệt gọi là sưu tập tài liệu. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931.
 

II. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
 

1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc phân loại tài liệu
1.1 Khái niệm
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
1.2 Mục đích
Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:
- Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ. Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ có số lượng rất lớn (từ hàng chục đến hàng trăm, hàng nghìn mét giá tài liệu). Mặt khác, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Vì vậy, nếu không tiến hành phân loại thì không thể tổ chức khoa học khối tài liệu của quốc gia cũng như tài liệu của từng cơ quan. Nhờ phân loại tài liệu, chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế.
- Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
1.3 Yêu cầu
Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tính triệt để. 
- Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bật được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểm của đơn vị hình thành phông.
- Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu được phân loại theo phương án đã chọn.
1.4 Nguyên tắc
Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. 
Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, việc phân chia tài liệu trong các phông lưu trữ nói chung và phông lưu trữ quốc gia nói riêng cần được chỉ đạo xuyên suốt trên lập trường quan điểm của Đảng và thống nhất về nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước. Việc phân loại tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia cần phản ánh được lịch sử hình thành của quốc gia đó và cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà nước đó trong từng thời kỳ lịch sử.
Đối với phông lưu trữ cơ quan, việc phân loại tài liệu đảm bảo không được phân tán tài liệu trong phông và tôn trọng nguyên tắc xuất sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ lịch sử của tài liệu trong phông.
Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông. Việc phân loại tài liệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với công tác. Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiệnếong song với công tác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tài liệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảo quản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.
 

2. Phân loại Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam
 

Phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là dựa vào những đặc trưng về thời kỳ lịch sử, đặc trưng nội dung tài liệu, đặc trưng vật liệu và kỹ thuật chế tác tài liệu … để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia thành những phông tài liệu lớn nhỏ, từ đó xác định và phân chia tài liệu trong các phông đó để bảo quản tại các trung tâm, các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Kết quả cuối cùng của việc phân loại tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là phải xác định được mạng lưới các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có quá trình hình thành tương đối phức tạp. Ngày 26 tháng 12 năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tiếp đó ngày 23 tháng 9 năm 1997, Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quyết định số 20-QĐ/TW về thành lập Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hiện nay, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được định nghĩa theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 trên cơ sở thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam.
Trên thực tế, Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân loại thành hai phông lưu trữ lớn là Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương, cụ thể như sau:
Các bước phân loại Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam
Bước 1. Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được phân loại để bảo quản tại mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc được phân chia bảo quản tại ba trung tâm lưu trữ quốc gia: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III dựa theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia chịu sự quản lý trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa toàn quốc song còn đang có giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thì được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành nơi sản sinh ra tài liệu. Đó là lưu trữ các bộ, ngành, lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trung ương.
Toàn bộ tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương được phân chia bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là trung tâm lưu trữ tỉnh) và lưu trữ huyện. Hiện nay nước ta có 64/64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, nơi bảo quản tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của tỉnh đó. Trung tâm Lưu trữ tỉnh là nơi thu thập, bổ sung tài liệu các cơ quan nhà nước cấp tỉnh như: Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành của tỉnh và các tổ chức kinh tế, xã hội, nghề nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn tỉnh… Những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam có ý nghĩa địa phương song đang còn giá trị hiện hành, chưa được thu thập, bổ sung vào Trung tâm lưu trữ tỉnh cũng được phân chia bảo quản tại các lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi sản sinh tài liệu, đó là lưu trữ các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Ở cấp huyện, những tài liệu có ý nghĩa thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam cũng được bảo quản tại Phòng Lưu trữ huyện, không phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Hiện nay ở nước ta hầu hết các huyện đều có Phòng Lưu trữ. Phòng lưu trữ huyện là nơi thu thập, bảo quản tài liệu của các cơ quan nhà nước cấp huyện như: Hội đồng Nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện, các phòng, ban thuộc sự quản lý của Hội đồng Nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; tài liệu của cấp xã thuộc huyện quản lý. Ngoài ra Phòng Lưu trữ huyện còn thu thập, quản lý những tài liệu của các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, nghề nghiệp và các đơn vị vũ trang nhân dân đóng trên địa bàn huyện. Phòng Lưu trữ huyện trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Lưu trữ lịch sử, bộ phận Lưu trữ huyện vừa là là lưu trữ hiện hành vừa là lưu trữ lịch sử.
Như vậy, sau phân loại bước một, toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đã được phân chia bảo quản trong mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương tới địa phương tương đương với từng cấp bậc của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước.
Bước 2: Phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các Phông Lưu trữ và các sưu tập tài liệu.
Toàn bộ tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam đang quản lý tại các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương sẽ được phân chia tiếp thành các phông lưu trữ. Nói cách khác phông lưu trữ là đơn vị để phân chia tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Kết quả cuối cùng của việc phân loại ở bước hai là tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh, phòng lưu trữ huyện phải được phân loại thành các phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân; phông lưu trữ gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ.
Trong bước hai, để phân loại tài liệu trong các trung tâm, các kho lưu trữ thành các phông lưu trữ như đã kể trên, chúng ta cần xác định giới hạn của một phông lưu trữ.
Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định giới hạn thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ. Khi xác định giới hạn của một phông lưu trữ cần căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan (hay còn gọi là đơn vị hình thành phông). Sự bắt đầu và kết thúc hoạt động của một cơ quan thường được quy định bằng những văn bản pháp luật về việc thành lập hay giải thể cơ quan. Ngoài ra còn phải xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn thời gian hoạt động của đơn vị hình thành phông lưu trữ như:
- Sự thay đổi về chế độ chính trị: sự thay đổi đó thường gắn liền với các cuộc cách mạng, khi đó các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ, bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới. Ví dụ: Ở Việt Nam, Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, đánh đổ bộ máy chính quyền Pháp và phong kiến bù nhìn tại Việt Nam, kéo theo sự ra đời của hàng loạt các cơ quan thuộc chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan này sẽ tạo nên những phông lưu trữ mới.
- Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan: Khi chuyển đổi, tách hay sáp nhập, giải thể, lập mới các cơ quan, đơn vị thì có thể sẽ làm thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cũ. Sự thay đổi này cũng có thể dẫn đến việc kết thúc hoạt động của một phông lưu trữ và mở ra sự bắt đầu của một phông lưu trữ mới. Đó là căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông tài liệu trong một trung tâm, một phòng kho lưu trữ.
Ví dụ: Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11/11/2002 của Chỉnh phủ về việc thành lập Bộ Tài nguyên và Môi trường; Nghị định số 54/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về việc thành lập Bộ Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tách Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường thành Bộ Tài nguyên & Môi trường và Bộ Khoa học & Công nghệ, đánh dấu sự kết thúc hoạt động của Phông Lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ Tài nguyên và Môi trường, thành lập mới hai phông lưu trữ: Phông Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Phông Lưu trữ Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi đó sẽ dẫn đến sự thay đổi số lượng phông trong Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau khi thu thập tài liệu từ các đơn vị hình thành phông nói trên.
- Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường diễn ra ở các cơ quan hành chính địa phương như: cấp tỉnh, cấp huyện… Việc chia tách, sáp nhập hay lập mới các đơn vị hành chính sẽ dẫn đến sự thay đổi về phạm vi hoạt động của các cơ quan hiện đang có chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính tại các đơn vị hành chính đó. Điều đó cũng tác động đến sự thay đổi về giới hạn phông lưu trữ.
Ví dụ: Quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966 của Hội đồng Chính phủ về việc chia huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng thành hai huyện: Huyện Hà Quảng và huyện Thông Nông; hợp nhất huyện An Dương và huyện Hải An thuộc thành phố Hải Phòng thành huyện An Hải, đã kết thúc phông lưu trữ các huyện Hà Quảng, An Dương và Hải An cũ, bắt đầu các phông lưu trữ mới như: Phông lưu trữ huyện Hà Quảng, Phông lưu trữ huyện Thông Nông và Phông lưu trữ huyện An Hải.
Để thực hiện được việc phân phông trong một kho lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức về lịch sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử nhà nước và pháp luật Việt Nam. Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ. Những tư liệu lịch sử quan trọng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu đó là tài liệu hiện có trong các kho lưu trữ và các công báo hàng năm đang được lưu trữ tại các lưu trữ, thư viện…
Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là một trong những nội dung phân loại tài liệu trong phạm vi các trung tâm, các kho lưu trữ.

(Nguồn: http://www.decis.jsc.com.vn/nd/tin-hoat-dong/phan-loai-tai-lieu-trong-luu-tru.html)