Quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai

I. Chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ đất đai là yêu cầu cấp thiết 

Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của mỗi địa phương, mỗi đơn vị. Việc khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội đòi hỏi số liệu được cung cấp phải chính xác, cụ thể, trung thực, có tính lôgic, là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề, đồng thời là cơ sở khoa học để xây dựng các chương trình, dự án góp phần thúc đẩy xây dựng quê hương, đất nước.

Đối với dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu Đất đai lại càng quan trọng hơn, Đây là những hồ sơ, tài liệu rất có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết, hơn nữa là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất.

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Đối với Quy trình, nghiệp vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đất đai được Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành tại Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23/10/2013 về Quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu Đất đai cụ thể như sau:

II. Quy trình chỉnh lý tài liệu đất đai

1. Đối với chỉnh lý tài liệu dạng giấy

- Công tác chuẩn bị gồm:

+ Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu;

+ Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến nơi chỉnh lý; vệ sinh sơ bộ tài liệu;

+ Soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu (kế hoạch thực hiện chỉnh lý; lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ).

- Thực hiện chỉnh lý tài liệu gồm:

+ Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại lập hồ sơ;

+ Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu, gồm:

- Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ;

- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ nhưng chưa đạt yêu cầu.

+ Biên mục phiếu tin (riêng các tài liệu là: hồ sơ giao đất, thuê đất, thu hồi đất, đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký biến động về sử dụng đất khi biên mục phiếu tin, ngoài các trường thông tin theo quy định của lưu trữ, phải thể hiện thêm các trường thông tin sau: họ tên chủ sử dụng, thửa số, tờ bản đồ số, diện tích, loại đất, số giấy chứng nhận, số quyết định, ngày cấp, loại hồ sơ);

+ Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin;

+ Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại và hệ thống hoá tài liệu theo phiếu tin;

+ Biên mục hồ sơ, gồm:

- Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn;

- Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản 20 năm trở lên;

- Nhập mục lục văn bản;

- In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ;

- Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

+ Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ (nếu chưa đạt thì chỉnh sửa, hoàn chỉnh);

+ Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu, cho vào bìa hồ sơ và đánh số chính thức lên bìa hồ sơ;

+ Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp) và viết, dán nhãn hộp;

+ Vận chuyển hồ sơ vào kho, xếp lên giá và giao, nhận tài liệu vào kho;

+ Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu và kiểm tra việc nhập phiếu tin;

+ Lập mục lục hồ sơ, gồm:

- Viết lời nói đầu;

- Lập bảng tra cứu hồ sơ;

- In mục lục, nhân bản (in từ cơ sở dữ liệu, 03 bộ);

- Đóng quyển mục lục (03 bộ).

+  Kết thúc chỉnh lý gồm:

- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông;

- Viết báo cáo tổng kết.

2. Đối với tổ chức, sắp xếp tài liệu dạng số

- Công tác chuẩn bị

+ Lập kế hoạch tổ chức, sắp xếp tài liệu;

+ Chuẩn bị thông tin dữ liệu;

+ Chuẩn bị máy móc, thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm.

- Thực hiện tổ chức, sắp xếp lưu trữ

+ Hoàn thiện làm nhãn, mã trên đĩa dữ liệu số: ghi rõ mục lục tệp tin dữ liệu, các thông tin trên đĩa;

+ Phân loại, xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản;

+ Cho số, ký hiệu thứ tự đĩa lưu tài liệu (CD, DVD);

+ Sao lưu (1 bản sao lưu trên đĩa CD, DVD và 1 bản lưu vào thiết bị lưu trữ);

+ Sắp xếp đĩa (CD, DVD) lên giá, tủ;

+ Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu danh mục;

+ Tổ chức công cụ tra cứu, gồm:

- Trên giấy;

- Trên phần mềm tra cứu.

- Kết thúc tổ chức, sắp xếp lưu trữ

+ Giao tài liệu và lập biên bản giao, nhận tài liệu;

+ Viết báo cáo tổng kết.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU ĐẤT ĐAI

 

Sau khi chỉnh lý khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ Đất đai, khối tài liệu này sẽ được tra cứu bằng Mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý khai thác tài liệu nên rất nhanh chóng, hiệu quả giải quyết kịp thời yêu cầu của các tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu khai thác cung cấp thông tin.

Việc chỉnh lý khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đất đai là nhiệm vụ cần thiết đối với các cơ quan quản lý dữ liệu tài nguyên và môi trường. Chỉnh lý khoa học, đúng quy trình, nghiệp vụ sẽ đảm bảo việc khai thác, cung cấp thông tin khi các tổ chức cá nhân có nhu cầu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đồng thời là tiền đề cho công tác bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ  Đất đai được khoa học, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ./.

Nguồn: Đỗ Văn Hiển - TTCNTTLT  

http://stnmt.binhduong.gov.vn