Số hóa tài liệu lưu trữ và những lợi ích

Những năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các nguồn dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và trở thành dữ liệu số. Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi từ văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Do vậy, việc số hóa tài liệu lưu trữ có những lợi ích sau:

- Là biện pháp tối ưu, với số hóa tài liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin được dễ dàng.

- Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc. Tạo thuận lợi cho người sử dụng.                   

- Quản lý, khai thác tập trung, với toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt tài liệu có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi đối với độc giả.